Hallo zusammen,

ich (Beeke) bin derzeit für dreieinhalb Wochen im Bereich VI im Team Personalservice eingesetzt.

Meine Aufgaben sind sehr ähnlich zu denen von Frau Landwehr. Frau Landwehr hat sich im letzten Beitrag bereits vorgestellt, schaut dort gerne mal rein. 😊

Direkt am ersten Arbeitstag nach der Berufsschule wurden mir viele Aufgaben und viel Verantwortung übertragen. Unter anderem das Erstellen von Arbeits- und Änderungsverträgen, das Zusammenstellen von verschiedenen Bewerbungen für unsere Kunden, sowie das Schreiben von Vermerken und Einstellen von Dokumenten in unser Portal VAKdirekt. Außerdem durfte ich Herrn Schell bei einem Außentermin bezüglich einer Stellenbewertung begleiten.

Da ich aktuell auch für das Mail-Postfach des Bewerbermanagements im Team Personalservice zuständig bin, konnte ich bereits Einblicke in die ersten Bewerbungen um den Ausbildungsplatz 2022 erhaschen. Denn auch für das kommende Jahr suchen wir wieder eine/n Auszubildende/n zum/zur Verwaltungsfachangestellten.

Wenn du Interesse an dieser Ausbildung hast oder mehr über unseren Betrieb erfahren möchtest, dann klicke gerne hier: https://www.vak-sh.de/als-arbeitgeber/ausbildung-praktikum/

Über deine Bewerbung würden wir uns freuen!

Ich selbst bin ab dem 01.08.2021 bereits 1 Jahr bei der VAK und gehöre dann nicht mehr zu „den Neuen“.

Anfang August haben Nele und ich bereits unseren Einführungslehrgang in Bordesholm, welcher mit dem Schreiben der Zwischenprüfung abgeschlossen wird. Wir sind gespannt, was dort auf uns zukommen wird.

Wenn wir auf den Anfang unserer Ausbildung zurückblicken, finde ich es erstaunlich, wie viel wir in dieser Zeit bereits gelernt haben und wie viele verschiedene Eindrücke wir erhalten konnten. Das Arbeiten mit Gesetzen und Paragraphen hätte ich mir vor einem Jahr nicht zugetraut, ebenso wie das Schreiben von Vermerken und das Erstellen und Bearbeiten verschiedenster Dokumente. In der gesamten Zeit sind wir mit unseren Aufgaben gewachsen und haben viel gelernt, auch wenn nicht alles auf Anhieb funktioniert hat.

Nun sind wir erst einmal gespannt auf den Lehrgang in Bordesholm, auf das zweite Lehrjahr und die neuen Bereiche, in denen wir dann eingesetzt werden.

Mehr erzählt euch Nele im nächsten Blogbeitrag.

Bis bald,

Beeke

 

 

 

Hallo!

Ich bin Lara und ich absolviere eine Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten in der Fachrichtung Kommunalverwaltung bei der Landeshauptstadt Kiel.

Bezüglich meines vierten Praxisabschnittes darf ich derzeit bei der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein beim Standort Kiel arbeiten. Genauer gesagt helfe ich im Bereich VI – Team Personalservice aus.

Ich habe die Möglichkeit bekommen bei der VAK mein Praxisamt zu absolvieren, da zwischen ihr und der Landeshauptstadt Kiel eine Kooperation besteht. Somit werden zwischen den beiden Verwaltungen untereinander Azubis „ausgetauscht“ und Auszubildende der LH Kiel können für einen Praxisabschnitt in einem Bereich der VAK tätig sein. Andersherum haben die Auszubildenden der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände die Möglichkeit, in einem Amt der LH Kiel für einen Praxisabschnitt zu arbeiten.

Im Bereich VI – Team Personalservice bin ich seit dem 12. April tätig und ich bleibe bis Ende Juli. Bisher gefallen mir die dortige Arbeit und die verschiedenen Aufgaben sehr gut.

Ich wurde sehr herzlich von meinen beiden Praxisanleiterinnen und den restlichen Kolleg*innen in Empfang genommen und habe mich von Anfang an wohlgefühlt. Komisch war es für mich anfangs jedoch, in einer „kleinen“ Verwaltung zu arbeiten, wo jeder jeden beim Namen kennt. Ich bin dies bei der Landeshauptstadt Kiel nicht gewöhnt, denn schließlich kann man nicht alle 5000 Mitarbeitenden beim Namen kennen ;-).

Zu meinen bisherigen Aufgaben zählten bereits unter anderem

  • Erstellen von Arbeits- und Änderungsverträgen,
  • Anfordern von Unterlagen bei Neueinstellungen und das spätere Einpflegen im System,
  • Erstellen eines Arbeitszeugnisses.

Außerdem darf ich manchmal beim Team Marketing aushelfen und habe so beispielsweise Texte für die Homepage „WhatsNext“ geschrieben oder auch Videos für den TikTok-Kanal gedreht.

Ich konnte in dieser kurzen Zeit schon sehr viel lernen und habe einen guten Einblick in die Personalverwaltung erhalten, obwohl aufgrund der aktuellen Situation die Bedingungen etwas erschwert sind.

Ich finde es gut, dass ich meinen Praxisabschnitt bei der VAK absolvieren darf und freue mich noch auf die restliche spannende Zeit.

 

Viele Grüße und bleibt gesund,

Lara

…und schon ist ein halbes Jahr um.

Die ersten sechs Monate der Ausbildung sind geschafft, bald steht der zweite Berufsschulblock an und der Termin für den Einführungslehrgang in Bordesholm steht auch schon fest.

Aber der Reihe nach. Seit Anfang Januar ist Nele, wie schon in den ersten vier Wochen der Ausbildung, im Bereich VI (Neue Geschäftsfelder).

Auch hier arbeiten wir  hauptsächlich im Homeoffice. Dadurch wird die Ausbildung natürlich ungemein erschwert, unter anderem da wir nun auf Erklärungen und Hilfe über Teamviewer oder Telefon angewiesen sind. Selbstverständlich können wir jederzeit die Kolleg:innen anrufen und nachfragen.

Zudem haben wir gute Wege gefunden, den fehlenden persönlichen Austausch zu kompensieren, beispielsweise durch die wöchentlich Azubi – Runde, in der wir unsere Aufgaben und Vorhaben für die kommende Woche besprechen.

Zusätzlich nehme ich (Nele) Mittwochs auch an der wöchentlichen Bereichsrunde des Bereichs VI teil. So bleibt der Austausch auch im Homeoffice erhalten.

All diese „Veranstaltungen“ finden natürlich online statt.

Wenn es meine Aufgaben erfordern, fahre ich auch mal ins Büro. Die meiste Zeit arbeite ich allerdings von Zuhause, aber auch hier wird es nicht langweilig. Ich bearbeite meine ToDo-Listen und spreche, falls es Fragen gibt, mit den Kolleg:innen.

Auf meiner Liste befand sich zum Beispiel die Vorbereitung der Abrechnung der Zentralen Stelle für 2020. Dafür überarbeitete ich Excel-Dateien, damit in der Kasse die Rechnungen erstellt werden konnten. Danach half ich dann wieder beim Versand der Abrechnungen.

Außerdem habe ich einen Text für die neue Azubi Broschüre geschrieben (schau doch mal hier: https://www.vak-sh.de/als-arbeitgeber/ausbildung-praktikum/ ).

Des Weiteren habe ich an der Erstellung von Arbeitszeugnissen für das Team Personalservice mitgearbeitet.

Zudem gestalteten wir eine Online-Veranstaltung „What´s next“ für interessierte Schulen, um potenzielle künftige Azubis für eine Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten m,w,d zu begeistern.

Bei der Planung und Umsetzung sind Beeke und ich von Anfang an mitbeteiligt. Von der Erstellung der PowerPoint Präsentation, bis zum Verpacken und Verschicken der Einladungspakete.

Unterdessen haben wir auch noch ein neues Projekt gestartet. Um möglichen neuen Azubis einen Einblick in die Ausbildung und die VAK zu geben, drehen wir neuerdings TikTok Videos.

Dies bereitet uns sehr viel Spaß, stärkt die Zusammenarbeit untereinander noch mehr und zeigt anderen jungen, interessierten Menschen, dass die Verwaltung nicht so „langweilig“ und „trist“ ist, wie es immer heißt.

Schaut also auch gerne auf unserem TikTok Account vorbei: @vaksh_ausbildung

Der nächste Abschnitt in unserer Ausbildung beinhaltet wieder einen Berufsschulblock, weshalb voraussichtlich erst danach wieder ein Blogpost online kommt.

Bis dahin,

bleibt gesund und gespannt,

Nele

Nach unserem ersten Berufsschulblock, über welchen wir im vergangenen Beitrag berichtet haben, wurde ich (Beeke) im Bereich I – Bereich Personal und Organisation – eingesetzt.

Der erste Tag startete für mich, als auch für Nele jedoch anders als geplant. Statt ins Büro zu fahren, arbeiteten wir nun Zuhause am Laptop und durften Homeoffice machen. Aufgrund von COVID-19 ging es also nun zunächst so weiter wie die Schule geendet hat: Arbeiten von Zuhause.

Zunächst haben wir die ersten Schritte und das weitere Vorgehen mit unserer Ausbilderin besprochen und auch Aufgaben erhalten. Danach wurden Absprachen über die Themen Arbeit und Aufgaben im Homeoffice, Bürozeiten, etc. mit den Praxisanleitern besprochen.

Ich durfte nach Vereinbarung  mit meinem Praxisanleiter und unter Berücksichtigung der Coronamaßnahmen ins Büro. Dort wurde ich sehr freundlich empfangen und aufgenommen und habe nach und nach das Team kennengelernt.  Aufgrund von COVID-19 waren leider nie alle Kolleg*Innen des Bereichs zur selben Zeit vor Ort, daher ist das Kennenlernen im kleineren Kreis geblieben.

Wir stimmten feste Zeiten ab, in denen ich im Büro und im Homeoffice arbeite.

Unter anderem war und bin ich zuständig für beispielsweise das Organisieren und Zuordnen von Belegen, das Einholen von verschiedenen Angeboten und das anschließende Bestellen, aber auch das Eintragen und Sortieren von Personalangelegenheiten.

Da der Bereich Personal und Organisation ein Querschnittsbereich ist, werden hier viele Angelegenheiten erledigt, welche nicht direkt offensichtlich sind und eher im Hintergrund ablaufen, wie z.B. das Thema Arbeitsschutz. Das sind Angelegenheiten mit großer Verantwortung. Dies war mir vorher nicht bewusst, da der eigene Arbeitsplatz sicher ist und sich darum keine Gedanken gemacht werden mussten. Um diese Sicherheit jedoch zu gewährleisten, müssen bestimmte Vorschriften (DGUV-Vorschriften) eingehalten werden. Das ist meist mit viel Aufwand verbunden.

Zudem haben Nele und ich noch einmal in der Landesfamilienkasse ausgeholfen, da hier zum 01.01.2021 die Kindergeldsachbearbeitung an die Bundesagentur für Arbeit abgegeben wurde. Daher mussten alle Akten nach Mandant geordnet, alphabetisch sortiert und ins Archiv gebracht werden. Da wir das Team so gut unterstützt haben, gab es eine Pizza als Belohnung. J

Zusätzlich habe ich noch die Daten von 530 BA-Bezügestellenportal-Meldungen mit unseren Daten abgeglichen.

Ich habe also auch im Homeoffice keine Langeweile und gut zu tun. Ich darf außerdem an vielen Meetings bezüglich des Themas Arbeitsschutz, VAK-Fit, aber auch an Meetings mit dem Vermieter unserer Liegenschaft teilnehmen.

Die Hälfte meiner Zeit in Bereich I habe ich nun hinter mir und freu mich auf die weitere Zeit und die Aufgaben.

Am 16.April startet dann bereits der 2.Berufsschulblock für uns.

Bis bald,

Beeke.

Azubi-Blog / Bereich III / Bericht von Beeke

Ich bin seit Anfang September im Bereich III (Bereich Finanzen) eingesetzt und habe schon sehr viel gelernt.

Am Anfang habe ich gedacht, dass ich kein Zahlenmensch bin, allerdings gefällt es mir in dem Finanzbereich sehr gut.

Sowohl die Aufgaben, als auch das Team, alle sind sehr nett und ich kann jederzeit Fragen stellen.

Meine Zeiten wurden zwischen den Kollegen der Allgemeinen Finanzangelegenheiten und denen der Finanzbuchhaltung aufgeteilt. Die ersten zwei Wochen war  ich in der Geschäftsbuchhaltung (GBH), die darauffolgenden drei Wochen in der Finanzbuchhaltung (FiBu) in der Kasse, die letzten zwei Wochen wurde ich dual eingesetzt. Da ich in beiden Teams einen Einblick erhalten habe, konnte ich die Abläufe, beispielsweise die Bearbeitung einer Anordnung, besser nachvollziehen. Ich habe dadurch Zusammenhänge erkannt und wusste, worauf bei der Bearbeitung geachtet werden muss.

Das selbstständige Arbeiten hat mir besonders viel Spaß gemacht. Ich durfte Anordnungen überprüfen und anordnen, offene Beträge den jeweiligen Konten zuordnen und Verwahrungen und Vorschüsse bearbeiten. Ich habe in der relativ kurzen Zeit sehr viel gelernt.

Zudem habe ich die Verantwortung für das Postfach bekommen, welches ich mehrmals am Tag kontrollieren muss.  Dadurch habe ich mich mit den Zuständigkeiten/ Strukturen im Bereich Finanzen auseinander gesetzt.

Zudem hatten Nele und ich eine interne Word Schulung mit Frau Meyer vom Stab Digitalisierung und IT. Die Schulung war sehr informativ und lehrreich.

Außerdem durfte ich auch drei Tage lang bei einem Auswahlverfahren für einen externen Kunden des Bereichs Neue Geschäftsfelder, Team Personalservice, mitwirken und dort in einem Rollenspiel als Schauspielerin agieren. Es hat mir sehr viel Spaß gemacht und ich habe viele Eindrücke erhalten.

Ab dem 19. Oktober startet für uns der erste Schulblock in Kiel. Dieser ist bis zu den Winterferien. Wir sind beide sehr aufgeregt und gespannt, was in der Berufsschule auf uns zukommen wird. Wir werden euch auf jeden Fall berichten.

Bis dahin werdet ihr vermutlich etwas weniger von uns hören.

Bis dahin,

Beeke.

Azubi Blog – Bereich I – Bericht von Nele

Nachdem wir erste Eindrücke in den Berufsalltag im Bereich VI erhalten haben, ging es für mich also in den Bereich I (Personal/Organisation).Mein erster Eindruck: Auch hier sind alle Kolleginnen und Kollegen super nett und ich bekam schnell einige Aufgaben, welche ich eigenständig sowie selbstständig bearbeiten konnte. Hierzu gehörten unter anderem die Vergabe, Terminabsprachen, Liegenschaftsverwaltung und Bestellaufträge.

Der Bereich I teilt sich in drei Teams auf:

  • Team Personal
  • Team Interner Support
  • Team Organisation

Meine Tätigkeiten bezogen sich hauptsächlich auf das Team Organisation.

In der Zeit vom 01.09. bis zum 16.10. war bzw. bin ich für die Bestellanträge der Mitarbeiter zuständig. Hier suchte ich passende Artikel wie z.B. Druckerpatronen oder Hefter und bestellte diese anschließend, nach Absprache mit meinem Praxisanleiter.

Außerdem erlangte ich Einblicke in die Haushaltsplanung und die Telefonzentrale.

Auch das Thema Arbeitssicherheit begegnete mir. So las ich mich unter anderem in die DGUV Vorschriften für bspw. Brandschutzhelfer und wiederkehrende Prüfungen ortsveränderlicher elektrischer Arbeitsmittel ein. Zusätzlich beschäftigte ich mich mit Vergabevorschriften. Diese regulieren den Ablauf von Vergabeverfahren.

Daneben begleitete ich meinen Praxisanleiter zu verschiedenen Terminen wie z.B. mit dem Objektbetreuer der Liegenschaft im Knooper Weg, dem Elektriker und der Haushaltsbesprechung mit dem Bereichsleiter, Herrn Börm, des Bereichs I. Diese waren sehr informativ und interessant.

Beeke und ich erhielten unter anderem auch eine Excel-Schulung, um besser mit dem Programm arbeiten zu können. Angedacht ist ebenfalls eine Word-Schulung, damit wir auch dieses Programm noch effizienter nutzen können.

Zusammenfassend kann man sagen, dass die Aufgaben im Bereich I sehr abwechslungsreich sind und jeden Tag etwas Neues auf einen zukommt.

Zudem werde ich für vier Tage in der Landesfamilienkasse (Bereich V) aushelfen. Auf die Abläufe und Aufgaben dort bin ich sehr gespannt.

 Im nächsten Blogeintrag wird Beeke über ihre Zeit im Bereich III berichten.

Eure Nele

Wir sind Beeke und Nele und haben am 01.08.2020 unsere Ausbildung bei der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein begonnen, zugleich sind wir die ersten Auszubildenden der VAK.

Für uns ist es etwas ganz Neues plötzlich fest im Arbeitsleben zu sein, fünf Tage in der Woche zu arbeiten und beständige Arbeitszeiten zu haben. Doch die freundliche Aufnahme der Kollegen und Kolleginnen hat es uns sehr leicht gemacht, hier anzukommen.

Bereits im Vorstellungsgespräch im Jahr 2019 herrschte eine angenehme Stimmung, natürlich ist es immer noch eine gewisse Stresssituation aber die Freundlichkeit des Auswahlgremiums nimmt einem ziemlich schnell den Großteil der Anspannung und wir konnten und dadurch auf den Ausbildungsstart und die VAK freuen.

Am Tag des Ausbildungsbeginns waren wir sehr aufgeregt, doch dies erwies sich schnell als unbegründet. Genau wie im Vorstellungsgespräch wurden wir sehr lieb aufgenommen und herzlich empfangen. Dazu gehörten unter anderem hübsch dekorierte Arbeitsplätze.

Nach einer kurzen Vorstellungsrunde haben wir zusammen mit unserer Ausbildungsabteilung Wünsche und Erwartungen an unsere Ausbildungszeit aufgeschrieben. Die hieraus entstandenen Umgangsregeln sollen in Zukunft von allen Bereichen und Auszubildenden beachtet werden. Für uns waren besonders folgende Aspekte wichtig: Der freundliche und respektvolle Umgang miteinander, Ehrlichkeit, und zu wissen, dass man jederzeit fragen kann und jeder ein offenes Ohr für uns hat.

In den ersten vier Wochen haben wir einen Einblick in den Bereich 6 (Neue Geschäftsfelder) erlangt. Hier gab es bereits feste Aufgaben für uns, welche wir eigenverantwortlich erledigt haben: Postein- und ausgang für Bereich 6, sowie Führung des Protokolls zu wöchentlichen Bereichsbesprechung.

Der gesamte August diente dazu, dass wir ein grundlegendes Wissen des Verwaltungsalltages aufbauen, zudem bekamen wir Aufgaben, deren Lösung wir erarbeiten  und anschließend präsentieren sollten.

Ab dem 01.09.2020 sind wir beide in unterschiedlichen Bereichen. Nele ist im Bereich 1 (Personal und Organisation) und Beeke im Bereich 3 (Finanzen).

Weitere Einblicke in unsere Ausbildung werden wir hier alle 1-2 Monate mit euch teilen.

Also schaut gerne mal vorbei.

Bis dahin,

eure Azubis

Nele und Beeke

Mit diesem Blog möchten wir Euch/ Ihnen Einblicke in die Ausbildung bei der VAK gewähren.

Unsere Auszubildenden werden auf diesem Blog immer wieder ihre Erfahrungen teilen und vielleicht können ihre Erkenntnisse ja auch etwas zur Entscheidungsfindung für Schulabgänger/innen beitragen, die genau diese schwere Entscheidung noch vor sich haben.

Aktuell freuen wir uns auf  den Ausbildungsbeginn unserer Abzubildenden am 01.08.20 und starten dann in den spannenden Abschnitt als Ausbildungsbetrieb.

Natürlich wird auch beim Start der Ausbildung auf die Einhaltung der COVID-19 Schutzmaßnahmen geachtet und so verläuft die Planung des ersten Monats erstmal anders als vorher vorgestellt.

Wir würden uns also freuen, wenn Sie auf dieser Seite immer mal wieder vorbei schauen und senden liebe Grüße aus dem Knooper Weg.

Die Ausbildungsabteilung