Wie die Zeit vergeht…

 

Hallo zusammen,

ich bin Jule und ich bin seit dem 01.08.2021 Azubi bei der VAK und nun schon zwei Monate in bisher zwei verschiedenen Bereichen eingesetzt worden.

 

Meinen ersten Monat der Ausbildung habe ich in dem Bereich VI verbracht und durfte dort in die verschiedenen Aufgaben einen Einblick bekommen.

Unter anderem durfte ich unsere Social Media Kanäle bei Instagram und TikTok mitführen und dort die Beiträge erstellen, schaut da also gerne vorbei.

Außerdem habe ich viele unterschiedliche Flipcharts gestaltet und Handouts für neue Mitarbeiter:innen und Azubis erstellt. Ich konnte mich also kreativ ausleben.

Auch bei dem Personalservice habe ich bei unterschiedlichen Bewerbungsverfahren mitgeholfen und durfte sogar zwei Auswahlverfahren begleiten. Zudem durfte ich auch bei der Vorbereitung eines neuen Auswahlverfahrens mithelfen und mir die verschiedenen Bewerbungen anschauen.

Außerdem habe ich einen Einblick in das Erstellen von Arbeits- und Zwischenzeugnissen erhalten und habe mich an die Erstellung eines Arbeitsvertrages gewagt.

Des Weiteren habe ich einen Kollegen zu einem Termin für eine Stellenbewertung begleiten dürfen.

Ich habe außerdem bei einem neuen Projekt der VAK mithelfen können, mehr dazu werdet ihr aber später noch erfahren wenn es offiziell angekündigt wurde.

Insgesamt habe ich also die vielen Tätigkeiten von Bereich VI kennengelernt und hatte die Möglichkeit in alle Teams hineinzuschnuppern.

Die Zeit in Bereich VI hat mir sehr gefallen und ich habe mich dort sehr wohl gefühlt. Bei Fragen und sonstigen Angelegenheiten waren die Kolleg:innen sowie natürlich auch unsere Ausbildungsleiterin stets zur Stelle und haben mich unterstützt.

 

Am Ende des Monats haben Marian und ich unsere Monatsberichte abgegeben und eine erste Rückmeldung bekommen. Danach haben wir Bereiche getauscht. Demnach habe ich meinen zweiten Monat im Bereich I. und dort in der Registratur verbracht.

Dort habe ich einen ersten Überblick über die verschiedenen Aktentypen und das Archiv erhalten können.

Ich habe außerdem die Aktenverwaltung kennengelernt und durfte mich eigenständig an die Bearbeitung der Akten machen. Dazu gehört das Eintragen von Wiedervorlage-Terminen, das Anlegen von neuen Akten, die Aktensuche und vieles mehr.

Dabei ist mir bewusst geworden wie bedeutend ein sorgfältiger Umgang mit Akten ist, besonders da schon kleine Fehler, wie das falsche Umhängen der Akten, die Arbeit von allen erschweren kann.

Die Registratur unterstützt in ihrer Arbeit alle anderen Bereiche, entweder mit der Organisation der Akten oder der Ausgabe von Materialien.

Daher bin ich sehr dankbar einen Teil meiner Ausbildung in diesem Bereich gemacht zu haben.

 

Wie Marian in dem letzten Beitrag schon erzählt hat, beginnt Mitte Oktober für uns der erste Berufsschulblock bis Weihnachten.

Danach geht es für mich in den Bereich III, die Finanzen.

 

Bis bald,

Jule

 

Mein erster Monat bei der VAK

 

Hallo zusammen,

mein Name ist Marian und ich habe meine Ausbildung bei der VAK am 01.08.2021 begonnen.

Nach meinem Schulabschluss im Juni 2020 ist dies der Startschuss ins echte Arbeitsleben für mich. Dazu gehört natürlich immer eine Menge Aufregung und Nervosität. Jedoch haben die Kolleg*innen mir mit Ihrem herzlichen Willkommen die Nervosität genommen. Aufgrund von Corona konnte ich nicht durchs ganze Haus gehen und alle Kolleg*innen kennenlernen. Ich wurde die erste Woche also nur in Bereich VI, „Kommunales Personalmanagement“, in Empfang genommen. Dort sind alle sehr nett und mir wurde von jedem zu jeder Zeit Hilfe angeboten.

Ich habe direkt in der ersten Woche eine verantwortungsvolle Aufgabe zugeteilt bekommen. Das hat mir gezeigt, dass die VAK mir von Anfang an das Vertrauen geschenkt hat, verantwortungsvolle Aufgaben übernehmen zu können. Zudem haben wir in der ersten Woche eine Word/Excel-Schulung bekommen, welche sehr geholfen haben, sich etwas vertrauter mit den Programmen zu machen.

Nach der ersten Woche bin ich für die nächsten vier Wochen in den Bereich I, Personal/Organisation, gegangen. Da wurde ich im Team Registratur eingesetzt und habe dort Einblicke in die Postverwaltung sowie den Umgang mit Akten gezeigt bekommen. Mein Praxisanleiter sowie die Kolleg*innen haben mich dabei stets unterstützt und mir Ihre Hilfe angeboten. Ich durfte mich schon in der ersten Woche ausprobieren und einige Aufgaben, wie Aktensuche und Aktenwiedervorlage übernehmen und eigenständig bearbeiten.  Bereits im ersten Monat habe ich vieles zu den Themen Postverkehr, welche verschiedenen Akten gibt es und Aktenverwaltung gelernt.

Am 13.09.2021 habe ich mit Jule Bereiche getauscht und bleibe nun für 1 Monat im Bereich VI und werde dort Erfahrungen in den Teams Personalservice und Marketing sammeln. Mitte Oktober folgt dann unser erster Berufsschulblock.

Weitere Einblicke aus dem Oktober wird Jule euch bald gewähren.

Also schaut gerne mal vorbei.

 

Bleibt gesund und bis dahin,

Marian.

 

Anfang August ging es also los: Der Verwaltungseinführungslehrgang (VEL) stand für Beeke und mich an. Gestartet ist er mit der Nachricht, dass der VEL online stattfinden muss.

Mit gemischten Gefühlen und ein paar Sorgen trafen wir also mit unseren Mitschülern aus der Berufsschule und einigen Auszubildenden aus einer anderen Berufsschule im Online-Klassenraum ein.

Der Unterricht startete sofort mit Methodik der Rechtsanwendung und Privatrecht.

Die Dozenten wussten um unsere Bedenken bezüglich des Online-Formats, nahmen uns aber gleich ein wenig die Sorgen. Sie versprachen uns, dass wir trotz allen Umständen den Unterricht und die folgende Zwischenprüfung erfolgreich schaffen würden.

Und so war es auch. Größtenteils lief alles super, nur selten hakte die Technik.

Zu den Fächern gehörten unter anderem Verwaltungsrecht, Kommunalrecht, Kommunales Finanzmanagement, Ausbildungsbetrieb und Verwaltungsorganisation.

Zwischendurch gab es auch Unterrichtseinheiten in denen wir etwas über die Methodik des Lernens und die Informationstechnik lernten.

Die Zwischenprüfung wurde in folgenden Bereichen geschrieben:

Kommunales Finanzmanagement, Ausbildungsbetrieb (mit einem Zusatz von Verwaltungsorganisation), sowie Privatrecht, Staatsrecht und VWL. Wobei letzteres in einer dreigeteilten Klausur geschrieben und teilweise aus der Berufsschule gestellt wurde. Dabei hat man 20 Minuten für jeden Teil Zeit.

Zum Glück durften wir die Prüfungen vor Ort an der Verwaltungsakademie in Bordesholm (VAB) schreiben. So konnte man auch endlich alle Mitschüler und einige Dozenten live und in Farbe sehen, anstatt sie nur über den Laptop zu hören.

Erleichtert, dass wir diesen Schritt nun geschafft haben, starten wir in den ersten Praxisblock im 2. Lehrjahr.

Hier geht es für Beeke im Bereich Versorgung, für mich im Bereich Personal und Organisation weiter.

Demnächst werden unsere neuen Azubis Jule und Marian von ihren ersten Wochen in der VAK berichten, also bleibt gespannt.

Bis bald,

Nele

Der letzte (Praxis-)Abschnitt vor der Zwischenprüfung

 

Nachdem zweiten Unterstufenblock in der Berufsschule bin ich (Nele) nun im Bereich III eingesetzt.

Hier vertiefe ich die Grundlagen der Buchhaltung, welche ich bereits teilweise in der Berufsschule erlernt habe.

Zudem bekomme ich Einblicke in die Geschäftsbuchhaltung (GBH) und in das Kassenwesen. Dabei wurde mir erst gezeigt wie Rechnungen erfasst und zur Bezahlung angeordnet werden.

Später durfte ich dies dann unter Aufsicht auch selber ausprobieren.

In der Kasse bzw. Finanzbuchhaltung (FiBu) bekam ich unter anderem einen Einblick in die Vorbereitung der Lohnauszahlung und wie schlussendlich die angeordneten Rechnungen zur Buchung veranlasst werden. Dies waren zwar ziemliche viele Informationen auf einmal, dafür aber auch super interessant.

Außerdem beschäftigte ich mich mit den Haushaltsplänen- und Satzungen sowie der rechtlichen Grundlage.

Wie Beeke bereits im letzten Blogeintrag erwähnte, steht als nächstes bei uns der Einführungslehrgang an der Verwaltungsakademie in Bordesholm, und damit auch die Zwischenprüfung an. Wir sind schon sehr gespannt, was dort auf uns zukommt und erwartet.

Wir werden auf jeden Fall berichten.

Zudem bekommt die VAK ab dem 01.08. zwei neue Azubis hinzu. Dann treten wir ins zweite Lehrjahr und dürfen die neuen Azubis begrüßen. 😊

Wir haben bereits die Planung für das zweite Lehrjahr erhalten. Geplant ist zum Beispiel ein Abschnitt im Bereich II (Versorgung). Aber auch eine Zeit im Bereich I ist wieder angedacht. Diesmal jedoch im Team Personal.

Wir sind sehr gespannt und freuen uns auf die neuen Bereiche und die neuen Aufgaben.

 

Bis dahin,

Nele

Hallo zusammen,

ich (Beeke) bin derzeit für dreieinhalb Wochen im Bereich VI im Team Personalservice eingesetzt.

Meine Aufgaben sind sehr ähnlich zu denen von Frau Landwehr. Frau Landwehr hat sich im letzten Beitrag bereits vorgestellt, schaut dort gerne mal rein. 😊

Direkt am ersten Arbeitstag nach der Berufsschule wurden mir viele Aufgaben und viel Verantwortung übertragen. Unter anderem das Erstellen von Arbeits- und Änderungsverträgen, das Zusammenstellen von verschiedenen Bewerbungen für unsere Kunden, sowie das Schreiben von Vermerken und Einstellen von Dokumenten in unser Portal VAKdirekt. Außerdem durfte ich Herrn Schell bei einem Außentermin bezüglich einer Stellenbewertung begleiten.

Da ich aktuell auch für das Mail-Postfach des Bewerbermanagements im Team Personalservice zuständig bin, konnte ich bereits Einblicke in die ersten Bewerbungen um den Ausbildungsplatz 2022 erhaschen. Denn auch für das kommende Jahr suchen wir wieder eine/n Auszubildende/n zum/zur Verwaltungsfachangestellten.

Wenn du Interesse an dieser Ausbildung hast oder mehr über unseren Betrieb erfahren möchtest, dann klicke gerne hier: https://www.vak-sh.de/als-arbeitgeber/ausbildung-praktikum/

Über deine Bewerbung würden wir uns freuen!

Ich selbst bin ab dem 01.08.2021 bereits 1 Jahr bei der VAK und gehöre dann nicht mehr zu „den Neuen“.

Anfang August haben Nele und ich bereits unseren Einführungslehrgang in Bordesholm, welcher mit dem Schreiben der Zwischenprüfung abgeschlossen wird. Wir sind gespannt, was dort auf uns zukommen wird.

Wenn wir auf den Anfang unserer Ausbildung zurückblicken, finde ich es erstaunlich, wie viel wir in dieser Zeit bereits gelernt haben und wie viele verschiedene Eindrücke wir erhalten konnten. Das Arbeiten mit Gesetzen und Paragraphen hätte ich mir vor einem Jahr nicht zugetraut, ebenso wie das Schreiben von Vermerken und das Erstellen und Bearbeiten verschiedenster Dokumente. In der gesamten Zeit sind wir mit unseren Aufgaben gewachsen und haben viel gelernt, auch wenn nicht alles auf Anhieb funktioniert hat.

Nun sind wir erst einmal gespannt auf den Lehrgang in Bordesholm, auf das zweite Lehrjahr und die neuen Bereiche, in denen wir dann eingesetzt werden.

Mehr erzählt euch Nele im nächsten Blogbeitrag.

Bis bald,

Beeke

 

 

 

Hallo!

Ich bin Lara und ich absolviere eine Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten in der Fachrichtung Kommunalverwaltung bei der Landeshauptstadt Kiel.

Bezüglich meines vierten Praxisabschnittes darf ich derzeit bei der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein beim Standort Kiel arbeiten. Genauer gesagt helfe ich im Bereich VI – Team Personalservice aus.

Ich habe die Möglichkeit bekommen bei der VAK mein Praxisamt zu absolvieren, da zwischen ihr und der Landeshauptstadt Kiel eine Kooperation besteht. Somit werden zwischen den beiden Verwaltungen untereinander Azubis „ausgetauscht“ und Auszubildende der LH Kiel können für einen Praxisabschnitt in einem Bereich der VAK tätig sein. Andersherum haben die Auszubildenden der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände die Möglichkeit, in einem Amt der LH Kiel für einen Praxisabschnitt zu arbeiten.

Im Bereich VI – Team Personalservice bin ich seit dem 12. April tätig und ich bleibe bis Ende Juli. Bisher gefallen mir die dortige Arbeit und die verschiedenen Aufgaben sehr gut.

Ich wurde sehr herzlich von meinen beiden Praxisanleiterinnen und den restlichen Kolleg*innen in Empfang genommen und habe mich von Anfang an wohlgefühlt. Komisch war es für mich anfangs jedoch, in einer „kleinen“ Verwaltung zu arbeiten, wo jeder jeden beim Namen kennt. Ich bin dies bei der Landeshauptstadt Kiel nicht gewöhnt, denn schließlich kann man nicht alle 5000 Mitarbeitenden beim Namen kennen ;-).

Zu meinen bisherigen Aufgaben zählten bereits unter anderem

  • Erstellen von Arbeits- und Änderungsverträgen,
  • Anfordern von Unterlagen bei Neueinstellungen und das spätere Einpflegen im System,
  • Erstellen eines Arbeitszeugnisses.

Außerdem darf ich manchmal beim Team Marketing aushelfen und habe so beispielsweise Texte für die Homepage „WhatsNext“ geschrieben oder auch Videos für den TikTok-Kanal gedreht.

Ich konnte in dieser kurzen Zeit schon sehr viel lernen und habe einen guten Einblick in die Personalverwaltung erhalten, obwohl aufgrund der aktuellen Situation die Bedingungen etwas erschwert sind.

Ich finde es gut, dass ich meinen Praxisabschnitt bei der VAK absolvieren darf und freue mich noch auf die restliche spannende Zeit.

 

Viele Grüße und bleibt gesund,

Lara

…und schon ist ein halbes Jahr um.

Die ersten sechs Monate der Ausbildung sind geschafft, bald steht der zweite Berufsschulblock an und der Termin für den Einführungslehrgang in Bordesholm steht auch schon fest.

Aber der Reihe nach. Seit Anfang Januar ist Nele, wie schon in den ersten vier Wochen der Ausbildung, im Bereich VI (Neue Geschäftsfelder).

Auch hier arbeiten wir  hauptsächlich im Homeoffice. Dadurch wird die Ausbildung natürlich ungemein erschwert, unter anderem da wir nun auf Erklärungen und Hilfe über Teamviewer oder Telefon angewiesen sind. Selbstverständlich können wir jederzeit die Kolleg:innen anrufen und nachfragen.

Zudem haben wir gute Wege gefunden, den fehlenden persönlichen Austausch zu kompensieren, beispielsweise durch die wöchentlich Azubi – Runde, in der wir unsere Aufgaben und Vorhaben für die kommende Woche besprechen.

Zusätzlich nehme ich (Nele) Mittwochs auch an der wöchentlichen Bereichsrunde des Bereichs VI teil. So bleibt der Austausch auch im Homeoffice erhalten.

All diese „Veranstaltungen“ finden natürlich online statt.

Wenn es meine Aufgaben erfordern, fahre ich auch mal ins Büro. Die meiste Zeit arbeite ich allerdings von Zuhause, aber auch hier wird es nicht langweilig. Ich bearbeite meine ToDo-Listen und spreche, falls es Fragen gibt, mit den Kolleg:innen.

Auf meiner Liste befand sich zum Beispiel die Vorbereitung der Abrechnung der Zentralen Stelle für 2020. Dafür überarbeitete ich Excel-Dateien, damit in der Kasse die Rechnungen erstellt werden konnten. Danach half ich dann wieder beim Versand der Abrechnungen.

Außerdem habe ich einen Text für die neue Azubi Broschüre geschrieben (schau doch mal hier: https://www.vak-sh.de/als-arbeitgeber/ausbildung-praktikum/ ).

Des Weiteren habe ich an der Erstellung von Arbeitszeugnissen für das Team Personalservice mitgearbeitet.

Zudem gestalteten wir eine Online-Veranstaltung „What´s next“ für interessierte Schulen, um potenzielle künftige Azubis für eine Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten m,w,d zu begeistern.

Bei der Planung und Umsetzung sind Beeke und ich von Anfang an mitbeteiligt. Von der Erstellung der PowerPoint Präsentation, bis zum Verpacken und Verschicken der Einladungspakete.

Unterdessen haben wir auch noch ein neues Projekt gestartet. Um möglichen neuen Azubis einen Einblick in die Ausbildung und die VAK zu geben, drehen wir neuerdings TikTok Videos.

Dies bereitet uns sehr viel Spaß, stärkt die Zusammenarbeit untereinander noch mehr und zeigt anderen jungen, interessierten Menschen, dass die Verwaltung nicht so „langweilig“ und „trist“ ist, wie es immer heißt.

Schaut also auch gerne auf unserem TikTok Account vorbei: @vaksh_ausbildung

Der nächste Abschnitt in unserer Ausbildung beinhaltet wieder einen Berufsschulblock, weshalb voraussichtlich erst danach wieder ein Blogpost online kommt.

Bis dahin,

bleibt gesund und gespannt,

Nele

Nach unserem ersten Berufsschulblock, über welchen wir im vergangenen Beitrag berichtet haben, wurde ich (Beeke) im Bereich I – Bereich Personal und Organisation – eingesetzt.

Der erste Tag startete für mich, als auch für Nele jedoch anders als geplant. Statt ins Büro zu fahren, arbeiteten wir nun Zuhause am Laptop und durften Homeoffice machen. Aufgrund von COVID-19 ging es also nun zunächst so weiter wie die Schule geendet hat: Arbeiten von Zuhause.

Zunächst haben wir die ersten Schritte und das weitere Vorgehen mit unserer Ausbilderin besprochen und auch Aufgaben erhalten. Danach wurden Absprachen über die Themen Arbeit und Aufgaben im Homeoffice, Bürozeiten, etc. mit den Praxisanleitern besprochen.

Ich durfte nach Vereinbarung  mit meinem Praxisanleiter und unter Berücksichtigung der Coronamaßnahmen ins Büro. Dort wurde ich sehr freundlich empfangen und aufgenommen und habe nach und nach das Team kennengelernt.  Aufgrund von COVID-19 waren leider nie alle Kolleg*Innen des Bereichs zur selben Zeit vor Ort, daher ist das Kennenlernen im kleineren Kreis geblieben.

Wir stimmten feste Zeiten ab, in denen ich im Büro und im Homeoffice arbeite.

Unter anderem war und bin ich zuständig für beispielsweise das Organisieren und Zuordnen von Belegen, das Einholen von verschiedenen Angeboten und das anschließende Bestellen, aber auch das Eintragen und Sortieren von Personalangelegenheiten.

Da der Bereich Personal und Organisation ein Querschnittsbereich ist, werden hier viele Angelegenheiten erledigt, welche nicht direkt offensichtlich sind und eher im Hintergrund ablaufen, wie z.B. das Thema Arbeitsschutz. Das sind Angelegenheiten mit großer Verantwortung. Dies war mir vorher nicht bewusst, da der eigene Arbeitsplatz sicher ist und sich darum keine Gedanken gemacht werden mussten. Um diese Sicherheit jedoch zu gewährleisten, müssen bestimmte Vorschriften (DGUV-Vorschriften) eingehalten werden. Das ist meist mit viel Aufwand verbunden.

Zudem haben Nele und ich noch einmal in der Landesfamilienkasse ausgeholfen, da hier zum 01.01.2021 die Kindergeldsachbearbeitung an die Bundesagentur für Arbeit abgegeben wurde. Daher mussten alle Akten nach Mandant geordnet, alphabetisch sortiert und ins Archiv gebracht werden. Da wir das Team so gut unterstützt haben, gab es eine Pizza als Belohnung. J

Zusätzlich habe ich noch die Daten von 530 BA-Bezügestellenportal-Meldungen mit unseren Daten abgeglichen.

Ich habe also auch im Homeoffice keine Langeweile und gut zu tun. Ich darf außerdem an vielen Meetings bezüglich des Themas Arbeitsschutz, VAK-Fit, aber auch an Meetings mit dem Vermieter unserer Liegenschaft teilnehmen.

Die Hälfte meiner Zeit in Bereich I habe ich nun hinter mir und freu mich auf die weitere Zeit und die Aufgaben.

Am 16.April startet dann bereits der 2.Berufsschulblock für uns.

Bis bald,

Beeke.

Azubi-Blog / Bereich III / Bericht von Beeke

Ich bin seit Anfang September im Bereich III (Bereich Finanzen) eingesetzt und habe schon sehr viel gelernt.

Am Anfang habe ich gedacht, dass ich kein Zahlenmensch bin, allerdings gefällt es mir in dem Finanzbereich sehr gut.

Sowohl die Aufgaben, als auch das Team, alle sind sehr nett und ich kann jederzeit Fragen stellen.

Meine Zeiten wurden zwischen den Kollegen der Allgemeinen Finanzangelegenheiten und denen der Finanzbuchhaltung aufgeteilt. Die ersten zwei Wochen war  ich in der Geschäftsbuchhaltung (GBH), die darauffolgenden drei Wochen in der Finanzbuchhaltung (FiBu) in der Kasse, die letzten zwei Wochen wurde ich dual eingesetzt. Da ich in beiden Teams einen Einblick erhalten habe, konnte ich die Abläufe, beispielsweise die Bearbeitung einer Anordnung, besser nachvollziehen. Ich habe dadurch Zusammenhänge erkannt und wusste, worauf bei der Bearbeitung geachtet werden muss.

Das selbstständige Arbeiten hat mir besonders viel Spaß gemacht. Ich durfte Anordnungen überprüfen und anordnen, offene Beträge den jeweiligen Konten zuordnen und Verwahrungen und Vorschüsse bearbeiten. Ich habe in der relativ kurzen Zeit sehr viel gelernt.

Zudem habe ich die Verantwortung für das Postfach bekommen, welches ich mehrmals am Tag kontrollieren muss.  Dadurch habe ich mich mit den Zuständigkeiten/ Strukturen im Bereich Finanzen auseinander gesetzt.

Zudem hatten Nele und ich eine interne Word Schulung mit Frau Meyer vom Stab Digitalisierung und IT. Die Schulung war sehr informativ und lehrreich.

Außerdem durfte ich auch drei Tage lang bei einem Auswahlverfahren für einen externen Kunden des Bereichs Neue Geschäftsfelder, Team Personalservice, mitwirken und dort in einem Rollenspiel als Schauspielerin agieren. Es hat mir sehr viel Spaß gemacht und ich habe viele Eindrücke erhalten.

Ab dem 19. Oktober startet für uns der erste Schulblock in Kiel. Dieser ist bis zu den Winterferien. Wir sind beide sehr aufgeregt und gespannt, was in der Berufsschule auf uns zukommen wird. Wir werden euch auf jeden Fall berichten.

Bis dahin werdet ihr vermutlich etwas weniger von uns hören.

Bis dahin,

Beeke.