Zentrale Stelle

Jedem Verantwortlichen des Verfahrens dPersonalmanagement obliegt es, die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten einzuhalten (Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DS-GVO). Mit Hilfe einer angemessenen Dokumentation wird dieser Pflicht nachgekommen.

Folgende Inhalte müssen mit der Dokumentation nach Art. 5 Abs. 1 DS-GVO nachgewiesen werden:

  • Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz,
  • Zweckbindung,
  • Datenminimierung,
  • Richtigkeit,
  • Speicherbegrenzung,
  • Integrität und Vertraulichkeit

Diese Aufgaben sind von jedem einzelnen Verantwortlichen des Verfahrens dPersonalmanagement durchzuführen. Sowohl der Landesrechnungshof als auch das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz (ULD) befürworten auch im Bereich der Kommunen die Zentralisierung der Aufgaben, entsprechend der damaligen „Landesverordnung über die zentrale Stelle für das Verfahren KoPers“ vom 20.03.2012. Gemäß § 2 Abs. 3 Nr. 4 des VAK-Gesetzes kann die VAK bei Beantragung durch die Mitglieder ergänzende Aufgaben der Personalverwaltung durchführen; dies können auch die datenschutzrechtlichen Aufgaben einer Zentralen Stelle sein.

Bei Interesse an einer Übertragung der Aufgaben an die VAK i. S. einer zentralen Stelle wird Ihnen ein Mitwirkungsrecht bei der Erfüllung der Aufgaben vertraglich eingeräumt, wodurch Ihnen eine Einflussnahme auf die Wahrnehmung der Verfahrensverantwortung durch die VAK erhalten bleibt. Neben den beschriebenen Aufgaben steht Ihnen das Team der zentralen Stelle für sämtliche Fragen und ggf. Hilfestellungen in Bezug auf das Verfahren dPersonalmanagement zur Verfügung.

Die Zentrale Stelle – Aufgaben und Ziele

Kontakt

Bei Fragen zu den hier dargestellten Inhalten und Leistungen können Sie sich gerne an unseren Bereichsleiter wenden. Dieser wird Ihnen fachgerecht zu entsprechenden Fragen oder Problemen zur Seite stehen.

Tim Jaschke

Bereichsleiter Kommunales Personalmanagement

Folgende Inhalte müssen mit der Dokumentation nach Art. 5 Abs. 1 DS-GVO nachgewiesen werden:

  • Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz,
  • Zweckbindung,
  • Datenminimierung,
  • Richtigkeit,
  • Speicherbegrenzung,
  • Integrität und Vertraulichkeit.

Diese Aufgaben sind von jedem einzelnen Verantwortlichen des Verfahrens dPersonalmanagement durchzuführen. Sowohl der Landesrechnungshof als auch das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz (ULD) befürworten auch im Bereich der Kommunen die Zentralisierung der Aufgaben entsprechend der „Landesverordnung über die zentrale Stelle für das Verfahren KoPers“ vom 20.03.2012. Der Landesrechnungshof und das ULD haben sich daher dafür ausgesprochen, dass die VAK diese Funktion für die gesamte kommunale Familie in Schleswig-Holstein anbietet.

Neben den beschriebenen Aufgaben steht Ihnen das Team der zentralen Stelle für sämtliche Fragen und ggf. Hilfestellungen in Bezug auf das Verfahren dPersonalmanagement zur Verfügung.

Der ULD hat eine rechtliche Prüfung vorgenommen, Herr Dr. Polenz hat als Grundlage das Gesetz über die kommunale Zusammenarbeit GkZ § 18 Abs. 1 benannt. In enger Abstimmung mit dem ULD wurde eine Vereinbarung gestaltet.

Zentralisierung KoPers Kommunal und Vermerk ULD

Verwaltungsvereinbarung

Mitglied der Zentralen Stelle kann jede Kommunalverwaltung werden, bei der das Verfahren dPersonalmanagement Anwendung findet.

Als Mitglied unserer Bezügekasse sind Sie automatisch auch Mitglied der Zentralen Stelle, da das Verfahren dPersonalmanagement von unserer Bezügekasse angewendet wird.

Neben dem datenschutzrechtlichen Test und der Freigabe bieten wir Ihnen über unsere Informationsplattform Neuigkeiten über dPersonalmanagement, auch in Form eines Infobriefes.

  • Erstellung der Dokumentation DS-GVO,
  • Test und Freigabe,
  • Neuigkeiten zu dPersonalmanagement – auch per Infobrief,
  • praxisnahe Arbeitsgruppe,
  • Bündelung der Interessen,
  • Austausch von Informationen,
  • Bearbeitung von Sonderthemen, wie z.B. Löschfristen.

Generell erstreckt sich unsere Dienstleistung auf das Verfahren dPersonalmanagement bis hin zu Ihrer Firewall, d.h. wir kümmern uns nur um das Verfahren dPersonalmanagement und z.B. nicht um Ihre Zugangsberechtigungen.

Die Zentrale Stelle übernimmt nicht die Testung der Zusatzmodule, da sich hier die sehr unterschiedlichen Einstellungen bei den Nutzern unterscheiden.

Nehmen Sie einfach Kontakt zu Herrn Tim Jaschke, Tel. 0431 / 5701-102 oder Frau Marion Ehlert, Tel. 0431 / 5701-117 auf. Vermutlich können bereits am Telefon viele Ihrer Fragen beantwortet werden, wir besuchen Sie aber auch gerne vor Ort.

Für Rückfragen rund um den Datenschutz steht Ihnen die behördliche Datenschutzbeauftragte Frau Andrea Schrenk unter datenschutz@vak-sh.de bzw. persönlich unter 0431 / 5701-105 zur Verfügung.

Benötigen Sie Informationsmaterial, dann schreiben Sie eine Mail an: zentralestelle@vak-sh.de

Ihre Ansprechpartnerin

Marion Ehlert

Kundenbetreuung
Leitung Arbeitskreis dPersonalmanagement

Mail: marion.ehlert@vak-sh.de
Tel.: +49 (0) 431 / 5701-117

Mitgliederbereich

Hier kommen Sie in den Mitgliederbereich.

Sie können eine Mitgliedschaft beantragen, wenn Sie das Verfahren dPersonalmanagement einsetzen. Einen Antrag auf eine Mitgliedschaft senden wir Ihnen gerne zu.

Schauen Sie nun unser Informationsvideo über unseren Bereich der Zentralen Stelle

Kennen Sie eigentlich schon unseren Arbeitskreis dPersonalmanagement?

Was mit dem ersten Aufschlagsthema „Handlungsanweisung“ anfing, hat diesen Gegenstand bei Weitem schon überholt.

Gemeinsam mit Dataport, der VAK und großen sowie kleinen Kommunen und kommunalen Einrichtungen werden die unterschiedlichsten Themen rund um dPersonalmanagement angegangen und bewegt. Standards werden vorgeschlagen, diskutiert und umgesetzt. Das Potential von dPersonalmanagement ist noch lange nicht ausgenutzt. Genau an dieser Stelle bringt sich der Arbeitskreis mit verschiedenen Anregungen ein. Diese sind teilweise in den einzelnen Verwaltungen umgesetzt bzw. werden gewünscht.

In unserem Arbeitskreis herrscht eine vertraute Atmosphäre. „Knackfälle“, „Dauerbrenner“ sowie allgemeine oder neue Themenpunkte werden in einer vertrauensvollen Atmosphäre erörtert. Natürlich wird dabei immer der Datenschutz im Auge behalten.

Über ein Interesse an unserem Arbeitskreis freuen wir uns. Eine unverbindliche Teilnehme ist jederzeit möglich.

Unsere Termine 2022:
  • 27.04.2022
  • 29.06.2022
  • 21.09.2022
  • 30.11.2022