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Nach unserem ersten Berufsschulblock, über welchen wir im vergangenen Beitrag berichtet haben, wurde ich (Beeke) im Bereich I – Bereich Personal und Organisation – eingesetzt.

Der erste Tag startete für mich, als auch für Nele jedoch anders als geplant. Statt ins Büro zu fahren, arbeiteten wir nun Zuhause am Laptop und durften Homeoffice machen. Aufgrund von COVID-19 ging es also nun zunächst so weiter wie die Schule geendet hat: Arbeiten von Zuhause.

Zunächst haben wir die ersten Schritte und das weitere Vorgehen mit unserer Ausbilderin besprochen und auch Aufgaben erhalten. Danach wurden Absprachen über die Themen Arbeit und Aufgaben im Homeoffice, Bürozeiten, etc. mit den Praxisanleitern besprochen.

Ich durfte nach Vereinbarung  mit meinem Praxisanleiter und unter Berücksichtigung der Coronamaßnahmen ins Büro. Dort wurde ich sehr freundlich empfangen und aufgenommen und habe nach und nach das Team kennengelernt.  Aufgrund von COVID-19 waren leider nie alle Kolleg*Innen des Bereichs zur selben Zeit vor Ort, daher ist das Kennenlernen im kleineren Kreis geblieben.

Wir stimmten feste Zeiten ab, in denen ich im Büro und im Homeoffice arbeite.

Unter anderem war und bin ich zuständig für beispielsweise das Organisieren und Zuordnen von Belegen, das Einholen von verschiedenen Angeboten und das anschließende Bestellen, aber auch das Eintragen und Sortieren von Personalangelegenheiten.

Da der Bereich Personal und Organisation ein Querschnittsbereich ist, werden hier viele Angelegenheiten erledigt, welche nicht direkt offensichtlich sind und eher im Hintergrund ablaufen, wie z.B. das Thema Arbeitsschutz. Das sind Angelegenheiten mit großer Verantwortung. Dies war mir vorher nicht bewusst, da der eigene Arbeitsplatz sicher ist und sich darum keine Gedanken gemacht werden mussten. Um diese Sicherheit jedoch zu gewährleisten, müssen bestimmte Vorschriften (DGUV-Vorschriften) eingehalten werden. Das ist meist mit viel Aufwand verbunden.

Zudem haben Nele und ich noch einmal in der Landesfamilienkasse ausgeholfen, da hier zum 01.01.2021 die Kindergeldsachbearbeitung an die Bundesagentur für Arbeit abgegeben wurde. Daher mussten alle Akten nach Mandant geordnet, alphabetisch sortiert und ins Archiv gebracht werden. Da wir das Team so gut unterstützt haben, gab es eine Pizza als Belohnung. J

Zusätzlich habe ich noch die Daten von 530 BA-Bezügestellenportal-Meldungen mit unseren Daten abgeglichen.

Ich habe also auch im Homeoffice keine Langeweile und gut zu tun. Ich darf außerdem an vielen Meetings bezüglich des Themas Arbeitsschutz, VAK-Fit, aber auch an Meetings mit dem Vermieter unserer Liegenschaft teilnehmen.

Die Hälfte meiner Zeit in Bereich I habe ich nun hinter mir und freu mich auf die weitere Zeit und die Aufgaben.

Am 16.April startet dann bereits der 2.Berufsschulblock für uns.

Bis bald,

Beeke.

Azubi-Blog / Bereich III / Bericht von Beeke

Ich bin seit Anfang September im Bereich III (Bereich Finanzen) eingesetzt und habe schon sehr viel gelernt.

Am Anfang habe ich gedacht, dass ich kein Zahlenmensch bin, allerdings gefällt es mir in dem Finanzbereich sehr gut.

Sowohl die Aufgaben, als auch das Team, alle sind sehr nett und ich kann jederzeit Fragen stellen.

Meine Zeiten wurden zwischen den Kollegen der Allgemeinen Finanzangelegenheiten und denen der Finanzbuchhaltung aufgeteilt. Die ersten zwei Wochen war  ich in der Geschäftsbuchhaltung (GBH), die darauffolgenden drei Wochen in der Finanzbuchhaltung (FiBu) in der Kasse, die letzten zwei Wochen wurde ich dual eingesetzt. Da ich in beiden Teams einen Einblick erhalten habe, konnte ich die Abläufe, beispielsweise die Bearbeitung einer Anordnung, besser nachvollziehen. Ich habe dadurch Zusammenhänge erkannt und wusste, worauf bei der Bearbeitung geachtet werden muss.

Das selbstständige Arbeiten hat mir besonders viel Spaß gemacht. Ich durfte Anordnungen überprüfen und anordnen, offene Beträge den jeweiligen Konten zuordnen und Verwahrungen und Vorschüsse bearbeiten. Ich habe in der relativ kurzen Zeit sehr viel gelernt.

Zudem habe ich die Verantwortung für das Postfach bekommen, welches ich mehrmals am Tag kontrollieren muss.  Dadurch habe ich mich mit den Zuständigkeiten/ Strukturen im Bereich Finanzen auseinander gesetzt.

Zudem hatten Nele und ich eine interne Word Schulung mit Frau Meyer vom Stab Digitalisierung und IT. Die Schulung war sehr informativ und lehrreich.

Außerdem durfte ich auch drei Tage lang bei einem Auswahlverfahren für einen externen Kunden des Bereichs Neue Geschäftsfelder, Team Personalservice, mitwirken und dort in einem Rollenspiel als Schauspielerin agieren. Es hat mir sehr viel Spaß gemacht und ich habe viele Eindrücke erhalten.

Ab dem 19. Oktober startet für uns der erste Schulblock in Kiel. Dieser ist bis zu den Winterferien. Wir sind beide sehr aufgeregt und gespannt, was in der Berufsschule auf uns zukommen wird. Wir werden euch auf jeden Fall berichten.

Bis dahin werdet ihr vermutlich etwas weniger von uns hören.

Bis dahin,

Beeke.

Wir sind Beeke und Nele und haben am 01.08.2020 unsere Ausbildung bei der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein begonnen, zugleich sind wir die ersten Auszubildenden der VAK.

Für uns ist es etwas ganz Neues plötzlich fest im Arbeitsleben zu sein, fünf Tage in der Woche zu arbeiten und beständige Arbeitszeiten zu haben. Doch die freundliche Aufnahme der Kollegen und Kolleginnen hat es uns sehr leicht gemacht, hier anzukommen.

Bereits im Vorstellungsgespräch im Jahr 2019 herrschte eine angenehme Stimmung, natürlich ist es immer noch eine gewisse Stresssituation aber die Freundlichkeit des Auswahlgremiums nimmt einem ziemlich schnell den Großteil der Anspannung und wir konnten und dadurch auf den Ausbildungsstart und die VAK freuen.

Am Tag des Ausbildungsbeginns waren wir sehr aufgeregt, doch dies erwies sich schnell als unbegründet. Genau wie im Vorstellungsgespräch wurden wir sehr lieb aufgenommen und herzlich empfangen. Dazu gehörten unter anderem hübsch dekorierte Arbeitsplätze.

Nach einer kurzen Vorstellungsrunde haben wir zusammen mit unserer Ausbildungsabteilung Wünsche und Erwartungen an unsere Ausbildungszeit aufgeschrieben. Die hieraus entstandenen Umgangsregeln sollen in Zukunft von allen Bereichen und Auszubildenden beachtet werden. Für uns waren besonders folgende Aspekte wichtig: Der freundliche und respektvolle Umgang miteinander, Ehrlichkeit, und zu wissen, dass man jederzeit fragen kann und jeder ein offenes Ohr für uns hat.

In den ersten vier Wochen haben wir einen Einblick in den Bereich 6 (Neue Geschäftsfelder) erlangt. Hier gab es bereits feste Aufgaben für uns, welche wir eigenverantwortlich erledigt haben: Postein- und ausgang für Bereich 6, sowie Führung des Protokolls zu wöchentlichen Bereichsbesprechung.

Der gesamte August diente dazu, dass wir ein grundlegendes Wissen des Verwaltungsalltages aufbauen, zudem bekamen wir Aufgaben, deren Lösung wir erarbeiten  und anschließend präsentieren sollten.

Ab dem 01.09.2020 sind wir beide in unterschiedlichen Bereichen. Nele ist im Bereich 1 (Personal und Organisation) und Beeke im Bereich 3 (Finanzen).

Weitere Einblicke in unsere Ausbildung werden wir hier alle 1-2 Monate mit euch teilen.

Also schaut gerne mal vorbei.

Bis dahin,

eure Azubis

Nele und Beeke