Datenschutz
Die Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK) nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Als Dienstleister für Kommunen und kommunale Einrichtungen in Schleswig-Holstein verarbeiten wir Personaldaten unserer Mitglieder im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften.
Datenschutzerklärung
Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung
Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein
Knooper Weg 71
24116 Kiel
Telefonnummer: 0431 5701-0
Faxnummer: 0431 564705
E-Mailadresse: info@vak-sh.de
Datenschutzbeauftragte:
Unsere behördliche Datenschutzbeauftragte steht Ihnen gerne für Auskünfte oder Anregungen zum Thema Datenschutz zur Verfügung:
Behördliche Datenschutzbeauftragte
Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein
Knooper Weg 71
24116 Kiel
Email: datenschutz@vak-sh.de
Telefon: Andrea Schrenk 0431 5701-105
Allgemeines zur Datenverarbeitung:
Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.
Die Nutzung unserer Webseite ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten (beispielsweise Name oder E-Mail-Adressen) erhoben werden, erfolgt dies, soweit möglich, stets auf freiwilliger Basis. Diese Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben.
Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
Zweck der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur zu den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den genannten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:
- Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
- die Verarbeitung zur Abwicklung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist,
- die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist,
- die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben.
Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log Files, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:
- IP-Adresse
- Uhrzeit der Serveranfrage
- Browsertyp, Browserversion
- verwendetes Betriebssystem
- Referrer URL
- Hostname des zugreifenden Rechners
Hier ein Beispiel mit zensierter IP-Adresse:
128.XXX.XXX.XX – – [02/Mar/2023:06:39:49 +0100] „POST /xmlrpc.php HTTP/1.1“ 403 146 „-“ „Mozilla/5.0 (Windows NT 6.1; Win64; x64; rv:57.0) Gecko/20100101 Firefox/57.0“
Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung (Website)
Dieses Webangebot der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK) ist ein Informationsangebot über die Dienstleistungen der VAK.
Nutzung des Mitgliederbereichs BEM:
Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Um in den Mitgliederbereich zu gelangen, muss man sich mit Benutzernamen und Passwort anmelden.
- Benutzername
- Passwort
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Das Webangebot BEM der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK) enthält tiefergehende Informationen zu den Themen Gesundheit, Ernährung, Bewegung.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieser ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) i.V.m. § 3 Landesdatenschutzgesetz (LDSG SH).
Zweck der Datenverarbeitung
Eine statistische Auswertung findet nur anonymisiert statt, es wird die Anzahl der Aufrufe von Seiten notiert. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.
Dauer der Speicherung
Die statistischen Daten werden alle 14 Tage gelöscht.
Nutzung von Online-Formularen:
Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Nehmen Sie die Möglichkeit wahr unsere Formulare, beispielsweise den Antrag auf Beihilfe, auszufüllen, dann werden diese Daten nicht über die Homepage an uns übermittelt oder gespeichert. Sie können das ausgefüllte oder leere Formular bei sich ausdrucken oder speichern.
Verwendung von Cookies:
Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Ein Cookie ist eine Textdatei, die von dem Server des Internetauftritts der VAK erzeugt und an den Internetbrowser des Nutzers geschickt wird.
Die VAK benutzt Session Cookies im Mitgliederbereich, dieser speichert Informationen, die Onlineaktivitäten einer einzelnen Browser-Sitzung zuordnen.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. § 3 Abs. 1 LDSG SH.
Zweck der Datenverarbeitung
Der Einsatz von Session Cookies ist für den technischen Betrieb des Mitgliederbereichs VAK-SH notwendig.
Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.
Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsrecht
Der Session Cookie wird beim Schließen des Browsers wieder gelöscht.
Unter der DS-GVO ist der Session Cookie nicht von der Opt-In-Regelung betroffen, Sie müssen also Session Cookies nicht aktiv zulassen.
Ihre Rechte:
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne der DS-GVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
Auskunftsrecht – Art. 15 DS-GVO
Sie können eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie über folgende Informationen Auskunft verlangen:
- die Verarbeitungszwecke,
- die Kategorie der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden,
- die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder noch werden,
- die geplante Speicherdauer,
- das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung,
- das Bestehen eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch gegen diese Verarbeitung,
- das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde,
- alle Informationen über die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie
- das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten.
Recht auf Berichtigung– Art. 16 DS-GVO
Sie haben ein Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
Recht auf Löschung – Art. 17 DS-GVO
Sie können verlangen, dass Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, unverzüglich gelöscht werden.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Art. 18 DS-GVO
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
Recht auf Datenübertragbarkeit – Art. 20 DS-GVO
Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format vom Verantwortlichen zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
Widerspruchsrecht – Art. 21 DS-GVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e i.V.m. § 3 LDSG SH oder f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung – Art. 7 Abs. 3 DS-GVO
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärungen jederzeit zu widerrufen.
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO)
Sie haben gem. Art. 77 DS-GVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.
Der Kontakt zur zuständigen Aufsichtsbehörde in Schleswig-Holstein lautet:
Die Landesbeauftragte für Datenschutz
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98
24103 Kiel
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
Telefon: 0431 988 1200
Änderung unserer Datenschutzbestimmungen:
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Stand: 03.03.2023
Beihilfekasse – Information nach Art. 13 und 14 DS-GVO
Information nach Artikel 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
Erhebung von Beihilfedaten
Sie können diese Information auch als PDF-Datei herunterladen.
| Verantwortlicher für die Datenverarbeitung | Zuständige Fachabteilung |
|---|---|
| Versorgungsausgleichskasse S-H (VAK) Geschäftsführer Nils Lindemann Knooper Weg 71, 24116 Kiel |
Bereich Beihilfekasse Frau Kerstin Hattendorf-Selchow Telefon: 0431 / 5701-170, beihilfe@vak-sh.de |
| Kontaktdaten der behördlichen Datenschutzbeauftragten | |
|---|---|
| Frau Andrea Schrenk Versorgungsausgleichskasse SH, Knooper Weg 71, 24116 Kiel |
Telefon: 0431 / 5701-105 E-Mail: datenschutz@vak-sh.de |
| Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung |
|---|
| Zwecke: |
|
| Rechtsgrundlagen bzw. Kollektivvereinbarungen: |
|
| Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten durch die betroffene Person: |
| Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist nach § 38 Abs. 3 Satzung VAK verpflichtend. Folgen der Nichtbereitstellung der Daten: Die Berechnung und Auszahlung der Beihilfe bzw. Heilfürsorge an den Berechtigten kann nicht erfolgen. |
| Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung |
|---|
|
| Wurden die Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben – zusätzlich: |
|---|
| Information aus welcher Quelle die personenbezogenen Daten stammen und ggf., ob sie aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen |
|
| Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten: |
|---|
|
| Geplante Datenübermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation |
|---|
| Eine Datenübermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation ist nicht geplant. |
| Speicherdauer der Daten, bzw. die Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer: |
|---|
Die Fristen beginnen mit Ablauf des Jahres, in dem die Daten entstanden sind. |
| Information zu Betroffenenrechten |
|---|
| Auf Ihre Rechte zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch bezüglich aller Ihrer verarbeiteten personenbezogenen Daten weisen wir Sie an dieser Stelle ausdrücklich hin. Rechtsgrundlagen hierfür sind die Art. 15 ff. DS-GVO. Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben angegebenen Kontaktdaten.
Sie haben das Recht Beschwerden bei dem Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein zu erheben: Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein |
Bezügekasse – Information nach Art. 12 bis 14 DS-GVO
Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) der Bezügekasse der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein
Sie können diese Information auch als PDF-Datei herunterladen.
Überblick
Wir, die Bezügekasse der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK), verarbeiten zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten personenbezogene Daten. Dazu gehören Daten, welche Sie uns zur Verfügung stellen oder welche wir von Dritten über Sie erhalten. Um Sie über die Datenverarbeitung und Ihre Rechte aufzuklären und unseren Informationspflichten (Art. 13 und 14 DS-GVO) nachzukommen, informieren wir Sie über folgende Inhalte:
1. Kontaktdaten des Verantwortlichen und der behördlichen Datenschutzbeauftragten
a.) Verantwortlicher
Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK)
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Geschäftsführer Nils Lindemann
Knooper Weg 71
24116 Kiel
Tel. 0431 / 5701-0
E-Mail-Adresse: info@vak-sh.de
b.) behördliche Datenschutzbeauftragte
Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK)
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Andrea Schrenk
Knooper Weg 71
24116 Kiel
Telefon: 0431 / 5701-105
E-Mail-Adresse: datenschutz@vak-sh.de
2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Aufgabenerfüllung entweder von der betroffenen Person selbst oder von Dritten erhalten, soweit diese im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung bzw. gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.
Beispiele für Dritte:
- Arbeitgeber/Dienstherr
- Krankenkassen
- Rentenversicherungsträger
- Bundeszentralamt für Steuern
- Zulagenstelle für Alterssicherung (ZfA)
- Gerichte
- Sonstige Dritte, für die die betroffene Person eine Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt hat oder eine rechtliche Befugnis zur Datenübermittlung besteht (z. B. Betreuer)
Folgende personenbezogene Daten, die wir von Dritten oder von Ihnen für die Bezügekasse erhalten, sind:
- Stammdaten (z. B. Name, Vorname, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtsdatum, Bankverbindung)
- Bereichsspezifische Daten (z. B. Bezügemerkmale, Beschäftigtendaten, Steuermerkmale)
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Familienstand, Geburtsland, Gesundheitsdaten (z.B. Dauer von Erkrankungen, Mutterschutzfristen, Dauer bzw. Vorliegen von Beschäftigungsverboten)
3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung unserer Aufgaben in der Personalverwaltung; Bezügeabrechnung einschließlich Ermittlung der gesetzlichen Abgaben; Auszahlung der Nettobezüge incl. Steuern, Sozialabgaben u.ä.; Stellenplanung- und Besetzung; Personalkostenhochrechnung; Erfassung von Abwesenheitszeiten incl. Abwesenheitsgründen; Erfassung von Überstunden und Rufbereitschaft; Erfassung von variablen Entgelten (z.B. Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen); Pfändungs-, Insolvenz- und Abtretungsangelegenheiten.
Als Rechtsgrundlage dienen Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO, Art. 9 Abs. 2b, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO in Verbindung mit § 15 LDSG SH. Weiter gelten im Wesentlichen LBG SH, SHBesG, Tarifverträge öffentlicher Dienst, EUVO, SUVO, EStG, MuSchArbV, AltTZG, SGB (insbesondere III, IV, V, VI, VII und XI), Entgeltfortzahlungsgesetz, Mutterschutzgesetz, Gesetz zum Elterngeld und zur Elternzeit (BEEG), Arbeitszeitgesetz, Betriebsrentengesetz (BetrAVG), Arbeitsverträge sowie Gesetz über die Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein mit der derzeit gültigen Satzung.
Die VAK darf auf Grundlage von § 2 Abs. 3 Nr. 4 des Gesetzes über die Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in SH für ihre Mitglieder die oben genannten Aufgaben als Teil öffentlich-rechtlicher Personalverwaltung übernehmen.
4. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
Mit Art. 88 der DS-GVO findet eine Öffnung der Verordnung zum nationalen Recht sowie Kollektivvereinbarungen statt. Im LDSG SH § 15 wird auf das LBG SH für Beamte sowie tariflich Beschäftigte verwiesen, es sei denn es gibt in spezielle Regelungen.
Unter § 85 LBG SH wird bestimmt, dass personenbezogene Daten auch ohne Zustimmung des Betroffenen verarbeitet werden dürfen.
Mit § 89 LBG SH wird weiterhin aufgeführt, dass Beschäftigtendaten an Dritte zwecks Festsetzung und Berechnung der Versorgung, Beihilfe, Bezüge, Nachversicherungsbeiträge in der Sozialversicherung sowie Kindergeld ebenfalls ohne Zustimmung weitergegeben werden dürfen. D.h. innerhalb der VAK dürfen ihre Daten weitergegeben werden, falls ihr Dienstherr bzw. Arbeitgeber die VAK mit diesen Aufgaben betraut hat.
Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur, wenn Sie dem zugestimmt haben bzw. eine gesetzliche Grundlage vorliegt (z. B. an Finanzverwaltung, Krankenkassen, Rentenversicherungsträger, Druckdienstleister, Dienstleistungsrechenzentren, Beihilfestellen, Kindergeldstellen, Versorgungskassen, Zusatzversorgungskassen oder andere Behörden).
Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland (Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. dem Europäischen Wirtschaftsraum) oder eine internationale Organisation statt.
5. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt.
Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Löschung der Daten erfolgt, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
6. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?
Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) insbesondere folgende Rechte:
- a) Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DS-GVO).
- b) Recht auf Datenberichtigung, sofern ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten (Art. 16 DS-GVO).
- c) Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, sofern eine der Voraussetzungen von Art. 17 DS-GVO zutrifft.
- d) Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung, unter bestimmten Voraussetzungen haben die betroffenen Personen das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
- e) Widerspruchsrecht gegen bestimmte Datenverarbeitungen, sofern an der Verarbeitung kein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, und keine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet (Art. 21 DS-GVO).
- f) Recht auf Datenübertragbarkeit der personenbezogenen Daten des Betroffenen (Art. 20 DS-GVO)
- g) Beschwerderecht (Art. 77 DS-GVO)
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass Ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden. (Art. 77 DS-GVO)
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Tel.: 0431 / 988-1200
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
7. Gibt es für die betroffene Person eine Pflicht zur Bereitstellung ihrer Daten?
Die Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer Daten ist gesetzlich vorgeschrieben und ergibt sich aus den Anzeige- und Mitwirkungspflichten.
8. Welche möglichen Folgen hat es, wenn die betroffene Person dieser Verpflichtung zur Bereitstellung nicht nachkommt?
Würde die betroffene Person ihren Anzeige-und Mitwirkungspflichten nicht nachkommen, so kann ihr unter Umständen die beantragte Leistung nicht gewährt oder ganz oder teilweise auf Zeit oder Dauer entzogen werden.
Kommunales Personalmanangement - Team Personalverwaltung, Bewerbermanagement, Stellenbewertung - Information nach Art. 12 bis 14 DS-GVO
Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) des Teams Kommunales Personalmanagement – Personalverwaltung, Bewerbermanagement, Stellenbewertung – der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK)
Sie können diese Information auch als PDF herunterladen.
Überblick
Wir, das Team – Kommunales Personalmanagement- der VAK, verarbeiten zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten (Personalverwaltung, Bewerbermanagement, Stellenbewertung für unsere Mitglieder) personenbezogene Daten. Dazu gehören Daten, welche Sie uns zur Verfügung stellen oder welche wir von Dritten über Sie erhalten. Um Sie über die Datenverarbeitung und Ihre Rechte aufzuklären und unseren Informationspflichten (Art. 13 und 14 DSGVO) nachzukommen, informieren wir Sie über folgende Inhalte:
- Kontaktdaten des Verantwortlichen und der behördlichen Datenschutzbeauftragten
a.) Verantwortlicher
Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK)
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Geschäftsführer Nils Lindemann
Knooper Weg 71
24116 Kiel
Tel. 0431 / 5701-0
E-Mail-Adresse: info@vak-sh.de
b.) behördliche Datenschutzbeauftragte
Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK)
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Datenschutzbeauftragte Andrea Schrenk
Knooper Weg 71
24116 Kiel
Telefon: 0431 / 5701-105
E-Mail-Adresse: datenschutz@vak-sh.de
- Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Aufgabenerfüllung entweder von Ihnen selbst oder von Dritten erhalten, soweit diese im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung bzw. gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.
Beispiele für Dritte:
- Arbeitgeber / Dienstherr
- Krankenkassen
- Rentenversicherungsträger
- Gerichte
- Sonstige Dritte, für die die betroffene Person eine Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt hat oder eine rechtliche Befugnis zur Datenübermittlung besteht (z. B. Betreuer)
Folgende personenbezogene Daten, die wir von Dritten oder von Ihnen für das Team Kommunales Personalmanagement erhalten, sind:
- Stammdaten (z. B. Name, Vorname, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtsdatum, Bankverbindung)
- Bereichsspezifische Daten (z. B. Organisatorische Einordnung)
- Besondere personenbezogene Daten wie Familienstand, Gesundheitsdaten (z.B. Dauer von Erkrankungen, Mutterschutzfristen, Dauer bzw. Vorliegen von Beschäftigungsverboten)
- Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung unserer Aufgaben im Team – Kommunales Personalmanagement – wie beispielsweise in der Personalverwaltung, dem Bewerbermanagement und Stellenbewertung einschließlich
– Durchführung von Arbeitsplatzgesprächen
– Stellenplanung- und Besetzung
– Durchführung von Auswahlverfahren
– Einstellung von Mitarbeitern
– Abrechnung von Reisekosten
– Erfassung von Abwesenheitszeiten incl. Abwesenheitsgründen
– Erfassung von Überstunden und Rufbereitschaft
– Erfassung von variablen Entgelten (z.B. Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen)
– Verarbeitung von Zahlungsrelevanten und Meldepflichtigen Daten, sowie
– weiterer im Konzept – Personalservice – genannten Vorgängen.
Als Rechtsgrundlage dient unter Beachtung und Einhaltung der Bestimmungen der DSGVO, sowie des LDSG SH, des LBG SH und dem Gesetz über die Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein sowie weiterer Rechtsvorschriften (Satzung der VAK, TVöD etc.).
- Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
Mit Art. 88 der DSGVO findet eine Öffnung der Verordnung zum nationalen Recht sowie Kollektivvereinbarungen statt. Im LDSG SH § 15 wird auf das LBG SH für Beamte sowie tariflich Beschäftigte verwiesen, es sei denn es gibt in spezielle Regelungen.
Unter § 85 LBG SH wird bestimmt, dass personenbezogene Daten auch ohne Zustimmung des Betroffenen verarbeitet werden dürfen.
Mit § 89 LBG SH wird weiterhin aufgeführt, dass Beschäftigtendaten an Dritte zwecks Festsetzung und Berechnung der Versorgung, Beihilfe, Bezüge, Nachversicherungsbeiträge in der Sozialversicherung sowie Kindergeld ebenfalls ohne Zustimmung weitergegeben werden dürfen. D.h. innerhalb der VAK dürfen ihre Daten weitergegeben werden, falls ihr Dienstherr bzw. Arbeitgeber die VAK mit diesen Aufgaben betraut hat.
Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur, wenn Sie dem zugestimmt haben bzw. eine Rechtsvorschrift oder Kollektivvereinbarung vorliegt (z. B. an Finanzverwaltung, Krankenkassen, Rentenversicherungsträger, Druckdienstleister, Dienstleistungsrechenzentren, Beihilfestellen, Kindergeldstellen, Versorgungskassen, Zusatzversorgungskassen oder andere Behörden).
Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland (Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. dem Europäischen Wirtschaftsraum) oder eine internationale Organisation statt.
- Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt.
Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.
Eine Löschung der Daten erfolgt, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
- Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?
Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) insbesondere folgende Rechte:
- a) Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung
(Art. 15 DSGVO).
- b) Recht auf Datenberichtigung, sofern ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten
(Art. 16 DSGVO).
- c) Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, sofern eine der Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO zutrifft.
- d) Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung, unter bestimmten Voraussetzungen haben die betroffenen Personen das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
e) Widerspruchsrecht gegen bestimmte Datenverarbeitungen, sofern an der Verarbeitung kein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, und keine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet (Art. 21 DSGVO). - f) Recht auf Datenübertragbarkeit der personenbezogenen Daten des Betroffenen (Art. 20 DSGVO)
g) Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO) Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass Ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden. (Art. 77 DSGVO)
Zuständige Aufsichtsbehörde:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Tel.: 0431 / 988-1200
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
Gibt es für die betroffene Person eine Pflicht zur Bereitstellung ihrer Daten?
Die Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer Daten ist gesetzlich vorgeschrieben und ergibt sich aus den Anzeige- und Mitwirkungspflichten.
- Welche möglichen Folgen hat es, wenn die betroffene Person dieser Verpflichtung zur Bereitstellung nicht nachkommt?
Würde die betroffene Person ihren Anzeige-und Mitwirkungspflichten nicht nachkommen, so kann ihr unter Umständen die beantragte Leistung nicht gewährt oder ganz oder teilweise auf Zeit oder Dauer entzogen werden.
Kommunales Personalmanagement - Team Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) - Information nach Art. 12 bis 14 DS-GVO
Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) des Teams – Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM-Team) – der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK)
Sie können diese Information auch als PDF herunterladen.
Überblick
Wir, das BEM-Team der VAK, verarbeiten zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten (Betriebliches Eingliederungsmanagement § 167 Absatz 2 SGB IX) personenbezogene Daten. Dazu gehören Daten, welche Sie uns zur Verfügung stellen oder welche wir von Dritten über Sie erhalten.
Um Sie über die Datenverarbeitung und Ihre Rechte aufzuklären und unseren Informations- und Transparenzpflichten (Art. 13 und 14 DSGVO) nachzukommen, informieren wir Sie über folgende Inhalte:
- Kontaktdaten des Verantwortlichen und der behördlichen Datenschutzbeauftragten
a.) Verantwortlicher
Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK)
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Geschäftsführer Nils Lindemann
Knooper Weg 71
24116 Kiel
Tel. 0431 / 5701-0
E-Mail-Adresse: info@vak-sh.de
b.) behördliche Datenschutzbeauftragte
Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK)
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Datenschutzbeauftragte Andrea Schrenk
Knooper Weg 71
24116 Kiel
Telefon: 0431 / 5701-105
E-Mail-Adresse: datenschutz@vak-sh.de
- Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Aufgabenerfüllung entweder von Ihnen selbst oder von Dritten erhalten, soweit diese im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung bzw. gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.
Beispiele für Dritte:
- Arbeitgeber / Dienstherr
- Personalabteilung
- Krankenkassen
- Rentenversicherungsträger
- Sonstige Dritte, für die die betroffene Person eine Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt hat oder eine rechtliche Befugnis zur Datenübermittlung besteht (z. B. Betreuer)
Folgende personenbezogene Daten, die wir von Dritten oder von Ihnen für das Team BEM erhalten, sind:
- Stammdaten (z. B. Name, Vorname, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtsdatum)
- Bereichsspezifische Daten (z. B. Organisatorische Einordnung)
- Besondere personenbezogene Daten wie Familienstand, Gesundheitsdaten (z.B. Dauer von Erkrankungen, Mutterschutzfristen, Dauer bzw. Vorliegen von Beschäftigungsverboten)
Die Gesundheitsdaten gelten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO als besonders schutzwürdig.
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten ist nur zur Erfüllung der Ziele des BEM zulässig.
Es werden nur solche Daten erhoben, deren Kenntnis erforderlich ist, um ein zielführendes, der Gesundung und Gesunderhaltung des Betroffenen dienendes BEM durchführen zu können.
Sie müssen Ihre Krankheit nicht offenlegen und auch keine Prognose über die voraussichtliche Dauer der Erkrankung angeben.
- Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung unserer Aufgaben im BEM-Team,
- um ein ordnungsgemäßes BEM durchführen zu können,
- um festzustellen, aufgrund welcher gesundheitlichen Einschränkungen es zu den bisherigen Ausfallzeiten gekommen ist,
- um herauszufinden, ob Möglichkeiten bestehen, eine bestehende Arbeitsunfähigkeit zu überwinden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen und eine möglichst dauerhafte Fortsetzung des Beschäftigungsverhältnisses zu fördern.
Als Rechtsgrundlage dient unter Beachtung und Einhaltung der Bestimmungen der DSGVO, BDSG sowie des LDSG SH, das LBG SH und das Gesetz über die Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein sowie weitere Rechtsvorschriften (Satzung der VAK, TVöD etc.). Unter § 167 Absatz 2 SGB IX (Prävention) ist die Gesetzgrundlage zu finden, nach der BEM Gespräche anzubieten sind.
- Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
Grundsätzlich werden vom BEM-Team keine Daten weitergeleitet. Alle am BEM beteiligten Personen sind zur absoluten Verschwiegenheit verpflichtet. Sie werden über jeden Schritt der Datenverarbeitung ausführlich informiert. Eine Weitergabe von Daten kann nur erfolgen, wenn Sie in Form einer Schweigepflichtentbindungserklärung – Weitergabe von Daten an Dritte – zugestimmt haben. Dies kann zum Beispiel bei Informationen von behandelnden Ärzten der Fall sein, die zum erfolgreichen Abschluss des BEM-Verfahrens notwendig sind.
Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland (Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. dem Europäischen Wirtschaftsraum) oder eine internationale Organisation statt.
- Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Alle Dokumente, die im Rahmen des BEM anfallen, werden in einer gesonderten elektronischen BEM-Akte aufbewahrt und nicht mit der Personalakte zusammengeführt.
Die im Rahmen des BEM erhobenen Daten werden 3 Jahre nach Beendigung des Verfahrens vollständig vernichtet. Diese Aufbewahrungsfrist dient dem etwaigen Zurückgreifen auf die Daten beim Eintreten von Folgeerkrankungen. Auf Wunsch können Ihnen die Daten nach Ablauf der Frist von 3 Jahren übergeben werden.
In die Personalakte werden ausschließlich folgende Informationen, die im Rahmen des BEM anfallen aufgenommen:
- Kopie des Erstschreibens / Vermerk über Art der Kontaktaufnahme
- Zustimmung zur /Ablehnung der Teilnahme am BEM durch den Beschäftigten
- Kopie der Datenschutzerklärung
- Abschlussvermerk
Grundsätzlich haben Sie jederzeit Anspruch einen Antrag auf Auskunft oder Einsicht in Ihre BEM-Akte zu stellen.
- Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?
Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) insbesondere folgende Rechte:
- a) Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung
(Art. 15 DSGVO).
- b) Recht auf Datenberichtigung, sofern ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten
(Art. 16 DSGVO).
- c) Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, sofern eine der Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO zutrifft.
- d) Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung, unter bestimmten Voraussetzungen haben die betroffenen Personen das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
e) Widerspruchsrecht gegen bestimmte Datenverarbeitungen, sofern an der Verarbeitung kein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, und keine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet (Art. 21 DSGVO). - f) Recht auf Datenübertragbarkeit der personenbezogenen Daten des Betroffenen (Art. 20 DSGVO)
g) Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO) Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass Ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden. (Art. 77 DSGVO)
Zuständige Aufsichtsbehörde:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Tel.: 0431 / 988-1200
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
- Gibt es für die betroffene Person eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten?
Es gibt auf Arbeitnehmerseite keine korrespondierende Mitwirkungspflicht. Die Durchführung des BEM basiert auf der freiwilligen Mitwirkung des Beschäftigten; seine Zustimmung und Beteiligung sind unabdingbare Voraussetzung.
- Welche möglichen Folgen hat es, wenn die betroffene Person ein BEM Verfahren ablehnt?
Lehnt die betroffene Person ein BEM ab, ist das Verfahren damit beendet. Sie ist nicht verpflichtet, an einem BEM teilzunehmen. Erst nach erneutem Übertreffen der 42 Arbeitsunfähigkeitstage innerhalb eines Jahres wird ihr ein erneutes BEM angeboten. Die Ablehnung oder Beendigung eines BEM Verfahrens zieht keine Konsequenzen nach sich.