Die Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK) nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Als Dienstleister für Kommunen und kommunale Einrichtungen in Schleswig-Holstein verarbeiten wir Personaldaten unserer Mitglieder im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften.
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Server-Log-Files
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- Browsertyp, Browserversion
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- Hostname des zugreifenden Rechners
- Uhrzeit der Serveranfrage
Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.
Auskunft, Löschung, Sperrung
Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an unsere behördliche Datenschutzbeauftragte (Frau Andrea Schrenk, E-Mail: datenschutz@vak-sh.de, Tel. 0431-5701105) wenden.
Widerspruch Werbe-Mails
Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber der Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.
Quellenangabe: eRecht24
Beihilfekasse – Information nach Art. 13 und 14 DS-GVO
Information nach Artikel 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
Erhebung von Beihilfedaten
Sie können diese Information auch als PDF-Datei herunterladen.
| Verantwortlicher für die Datenverarbeitung | Zuständige Fachabteilung |
|---|---|
| Versorgungsausgleichskasse S-H (VAK) Geschäftsführer Nils Lindemann Knooper Weg 71, 24116 Kiel |
Bereich Beihilfekasse Frau Kerstin Hattendorf-Selchow Telefon: 0431 / 5701-170, beihilfe@vak-sh.de |
| Kontaktdaten der behördlichen Datenschutzbeauftragten | |
|---|---|
| Frau Andrea Schrenk Versorgungsausgleichskasse SH, Knooper Weg 71, 24116 Kiel |
Telefon: 0431 / 5701-105 E-Mail: datenschutz@vak-sh.de |
| Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung |
|---|
| Zwecke: |
|
| Rechtsgrundlagen bzw. Kollektivvereinbarungen: |
|
| Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten durch die betroffene Person: |
| Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist nach § 38 Abs. 3 Satzung VAK verpflichtend. Folgen der Nichtbereitstellung der Daten: Die Berechnung und Auszahlung der Beihilfe bzw. Heilfürsorge an den Berechtigten kann nicht erfolgen. |
| Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung |
|---|
|
| Wurden die Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben – zusätzlich: |
|---|
| Information aus welcher Quelle die personenbezogenen Daten stammen und ggf., ob sie aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen |
|
| Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten: |
|---|
|
| Geplante Datenübermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation |
|---|
| Eine Datenübermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation ist nicht geplant. |
| Speicherdauer der Daten, bzw. die Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer: |
|---|
Die Fristen beginnen mit Ablauf des Jahres, in dem die Daten entstanden sind. |
| Information zu Betroffenenrechten |
|---|
| Auf Ihre Rechte zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch bezüglich aller Ihrer verarbeiteten personenbezogenen Daten weisen wir Sie an dieser Stelle ausdrücklich hin. Rechtsgrundlagen hierfür sind die Art. 15 ff. DS-GVO. Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben angegebenen Kontaktdaten.
Sie haben das Recht Beschwerden bei dem Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein zu erheben: Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein |
Bezügekasse – Information nach Art. 12 bis 14 DS-GVO
Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) der Bezügekasse der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein
Sie können diese Information auch als PDF-Datei herunterladen.
Überblick
Wir, die Bezügekasse der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK), verarbeiten zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten personenbezogene Daten. Dazu gehören Daten, welche Sie uns zur Verfügung stellen oder welche wir von Dritten über Sie erhalten. Um Sie über die Datenverarbeitung und Ihre Rechte aufzuklären und unseren Informationspflichten (Art. 13 und 14 DS-GVO) nachzukommen, informieren wir Sie über folgende Inhalte:
1. Kontaktdaten des Verantwortlichen und der behördlichen Datenschutzbeauftragten
a.) Verantwortlicher
Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK)
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Geschäftsführer Nils Lindemann
Knooper Weg 71
24116 Kiel
Tel. 0431 / 5701-0
E-Mail-Adresse: info@vak-sh.de
b.) behördliche Datenschutzbeauftragte
Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK)
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Andrea Schrenk
Knooper Weg 71
24116 Kiel
Telefon: 0431 / 5701-105
E-Mail-Adresse: datenschutz@vak-sh.de
2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Aufgabenerfüllung entweder von der betroffenen Person selbst oder von Dritten erhalten, soweit diese im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung bzw. gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.
Beispiele für Dritte:
- Arbeitgeber/Dienstherr
- Krankenkassen
- Rentenversicherungsträger
- Bundeszentralamt für Steuern
- Zulagenstelle für Alterssicherung (ZfA)
- Gerichte
- Sonstige Dritte, für die die betroffene Person eine Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt hat oder eine rechtliche Befugnis zur Datenübermittlung besteht (z. B. Betreuer)
Folgende personenbezogene Daten, die wir von Dritten oder von Ihnen für die Bezügekasse erhalten, sind:
- Stammdaten (z. B. Name, Vorname, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtsdatum, Bankverbindung)
- Bereichsspezifische Daten (z. B. Bezügemerkmale, Beschäftigtendaten, Steuermerkmale)
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Familienstand, Geburtsland, Gesundheitsdaten (z.B. Dauer von Erkrankungen, Mutterschutzfristen, Dauer bzw. Vorliegen von Beschäftigungsverboten)
3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung unserer Aufgaben in der Personalverwaltung; Bezügeabrechnung einschließlich Ermittlung der gesetzlichen Abgaben; Auszahlung der Nettobezüge incl. Steuern, Sozialabgaben u.ä.; Stellenplanung- und Besetzung; Personalkostenhochrechnung; Erfassung von Abwesenheitszeiten incl. Abwesenheitsgründen; Erfassung von Überstunden und Rufbereitschaft; Erfassung von variablen Entgelten (z.B. Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen); Pfändungs-, Insolvenz- und Abtretungsangelegenheiten.
Als Rechtsgrundlage dienen Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO, Art. 9 Abs. 2b, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO in Verbindung mit § 15 LDSG SH. Weiter gelten im Wesentlichen LBG SH, SHBesG, Tarifverträge öffentlicher Dienst, EUVO, SUVO, EStG, MuSchArbV, AltTZG, SGB (insbesondere III, IV, V, VI, VII und XI), Entgeltfortzahlungsgesetz, Mutterschutzgesetz, Gesetz zum Elterngeld und zur Elternzeit (BEEG), Arbeitszeitgesetz, Betriebsrentengesetz (BetrAVG), Arbeitsverträge sowie Gesetz über die Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein mit der derzeit gültigen Satzung.
Die VAK darf auf Grundlage von § 2 Abs. 3 Nr. 4 des Gesetzes über die Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in SH für ihre Mitglieder die oben genannten Aufgaben als Teil öffentlich-rechtlicher Personalverwaltung übernehmen.
4. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
Mit Art. 88 der DS-GVO findet eine Öffnung der Verordnung zum nationalen Recht sowie Kollektivvereinbarungen statt. Im LDSG SH § 15 wird auf das LBG SH für Beamte sowie tariflich Beschäftigte verwiesen, es sei denn es gibt in spezielle Regelungen.
Unter § 85 LBG SH wird bestimmt, dass personenbezogene Daten auch ohne Zustimmung des Betroffenen verarbeitet werden dürfen.
Mit § 89 LBG SH wird weiterhin aufgeführt, dass Beschäftigtendaten an Dritte zwecks Festsetzung und Berechnung der Versorgung, Beihilfe, Bezüge, Nachversicherungsbeiträge in der Sozialversicherung sowie Kindergeld ebenfalls ohne Zustimmung weitergegeben werden dürfen. D.h. innerhalb der VAK dürfen ihre Daten weitergegeben werden, falls ihr Dienstherr bzw. Arbeitgeber die VAK mit diesen Aufgaben betraut hat.
Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur, wenn Sie dem zugestimmt haben bzw. eine gesetzliche Grundlage vorliegt (z. B. an Finanzverwaltung, Krankenkassen, Rentenversicherungsträger, Druckdienstleister, Dienstleistungsrechenzentren, Beihilfestellen, Kindergeldstellen, Versorgungskassen, Zusatzversorgungskassen oder andere Behörden).
Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland (Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. dem Europäischen Wirtschaftsraum) oder eine internationale Organisation statt.
5. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt.
Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Löschung der Daten erfolgt, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
6. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?
Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) insbesondere folgende Rechte:
- a) Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DS-GVO).
- b) Recht auf Datenberichtigung, sofern ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten (Art. 16 DS-GVO).
- c) Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, sofern eine der Voraussetzungen von Art. 17 DS-GVO zutrifft.
- d) Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung, unter bestimmten Voraussetzungen haben die betroffenen Personen das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
- e) Widerspruchsrecht gegen bestimmte Datenverarbeitungen, sofern an der Verarbeitung kein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, und keine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet (Art. 21 DS-GVO).
- f) Recht auf Datenübertragbarkeit der personenbezogenen Daten des Betroffenen (Art. 20 DS-GVO)
- g) Beschwerderecht (Art. 77 DS-GVO)
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass Ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden. (Art. 77 DS-GVO)
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Tel.: 0431 / 988-1200
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
7. Gibt es für die betroffene Person eine Pflicht zur Bereitstellung ihrer Daten?
Die Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer Daten ist gesetzlich vorgeschrieben und ergibt sich aus den Anzeige- und Mitwirkungspflichten.
8. Welche möglichen Folgen hat es, wenn die betroffene Person dieser Verpflichtung zur Bereitstellung nicht nachkommt?
Würde die betroffene Person ihren Anzeige-und Mitwirkungspflichten nicht nachkommen, so kann ihr unter Umständen die beantragte Leistung nicht gewährt oder ganz oder teilweise auf Zeit oder Dauer entzogen werden.
Kommunales Personalmanangement - Team Personalverwaltung, Bewerbermanagement, Stellenbewertung - Information nach Art. 12 bis 14 DS-GVO
Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) des Teams Kommunales Personalmanagement – Personalverwaltung, Bewerbermanagement, Stellenbewertung – der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK)
Sie können diese Information auch als PDF herunterladen.
Überblick
Wir, das Team – Kommunales Personalmanagement- der VAK, verarbeiten zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten (Personalverwaltung, Bewerbermanagement, Stellenbewertung für unsere Mitglieder) personenbezogene Daten. Dazu gehören Daten, welche Sie uns zur Verfügung stellen oder welche wir von Dritten über Sie erhalten. Um Sie über die Datenverarbeitung und Ihre Rechte aufzuklären und unseren Informationspflichten (Art. 13 und 14 DSGVO) nachzukommen, informieren wir Sie über folgende Inhalte:
- Kontaktdaten des Verantwortlichen und der behördlichen Datenschutzbeauftragten
a.) Verantwortlicher
Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK)
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Geschäftsführer Nils Lindemann
Knooper Weg 71
24116 Kiel
Tel. 0431 / 5701-0
E-Mail-Adresse: info@vak-sh.de
b.) behördliche Datenschutzbeauftragte
Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK)
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Datenschutzbeauftragte Andrea Schrenk
Knooper Weg 71
24116 Kiel
Telefon: 0431 / 5701-105
E-Mail-Adresse: datenschutz@vak-sh.de
- Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Aufgabenerfüllung entweder von Ihnen selbst oder von Dritten erhalten, soweit diese im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung bzw. gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.
Beispiele für Dritte:
- Arbeitgeber / Dienstherr
- Krankenkassen
- Rentenversicherungsträger
- Gerichte
- Sonstige Dritte, für die die betroffene Person eine Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt hat oder eine rechtliche Befugnis zur Datenübermittlung besteht (z. B. Betreuer)
Folgende personenbezogene Daten, die wir von Dritten oder von Ihnen für das Team Kommunales Personalmanagement erhalten, sind:
- Stammdaten (z. B. Name, Vorname, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtsdatum, Bankverbindung)
- Bereichsspezifische Daten (z. B. Organisatorische Einordnung)
- Besondere personenbezogene Daten wie Familienstand, Gesundheitsdaten (z.B. Dauer von Erkrankungen, Mutterschutzfristen, Dauer bzw. Vorliegen von Beschäftigungsverboten)
- Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung unserer Aufgaben im Team – Kommunales Personalmanagement – wie beispielsweise in der Personalverwaltung, dem Bewerbermanagement und Stellenbewertung einschließlich
– Durchführung von Arbeitsplatzgesprächen
– Stellenplanung- und Besetzung
– Durchführung von Auswahlverfahren
– Einstellung von Mitarbeitern
– Abrechnung von Reisekosten
– Erfassung von Abwesenheitszeiten incl. Abwesenheitsgründen
– Erfassung von Überstunden und Rufbereitschaft
– Erfassung von variablen Entgelten (z.B. Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen)
– Verarbeitung von Zahlungsrelevanten und Meldepflichtigen Daten, sowie
– weiterer im Konzept – Personalservice – genannten Vorgängen.
Als Rechtsgrundlage dient unter Beachtung und Einhaltung der Bestimmungen der DSGVO, sowie des LDSG SH, des LBG SH und dem Gesetz über die Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein sowie weiterer Rechtsvorschriften (Satzung der VAK, TVöD etc.).
- Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
Mit Art. 88 der DSGVO findet eine Öffnung der Verordnung zum nationalen Recht sowie Kollektivvereinbarungen statt. Im LDSG SH § 15 wird auf das LBG SH für Beamte sowie tariflich Beschäftigte verwiesen, es sei denn es gibt in spezielle Regelungen.
Unter § 85 LBG SH wird bestimmt, dass personenbezogene Daten auch ohne Zustimmung des Betroffenen verarbeitet werden dürfen.
Mit § 89 LBG SH wird weiterhin aufgeführt, dass Beschäftigtendaten an Dritte zwecks Festsetzung und Berechnung der Versorgung, Beihilfe, Bezüge, Nachversicherungsbeiträge in der Sozialversicherung sowie Kindergeld ebenfalls ohne Zustimmung weitergegeben werden dürfen. D.h. innerhalb der VAK dürfen ihre Daten weitergegeben werden, falls ihr Dienstherr bzw. Arbeitgeber die VAK mit diesen Aufgaben betraut hat.
Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur, wenn Sie dem zugestimmt haben bzw. eine Rechtsvorschrift oder Kollektivvereinbarung vorliegt (z. B. an Finanzverwaltung, Krankenkassen, Rentenversicherungsträger, Druckdienstleister, Dienstleistungsrechenzentren, Beihilfestellen, Kindergeldstellen, Versorgungskassen, Zusatzversorgungskassen oder andere Behörden).
Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland (Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. dem Europäischen Wirtschaftsraum) oder eine internationale Organisation statt.
- Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt.
Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.
Eine Löschung der Daten erfolgt, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
- Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?
Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) insbesondere folgende Rechte:
- a) Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung
(Art. 15 DSGVO).
- b) Recht auf Datenberichtigung, sofern ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten
(Art. 16 DSGVO).
- c) Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, sofern eine der Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO zutrifft.
- d) Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung, unter bestimmten Voraussetzungen haben die betroffenen Personen das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
e) Widerspruchsrecht gegen bestimmte Datenverarbeitungen, sofern an der Verarbeitung kein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, und keine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet (Art. 21 DSGVO). - f) Recht auf Datenübertragbarkeit der personenbezogenen Daten des Betroffenen (Art. 20 DSGVO)
g) Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO) Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass Ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden. (Art. 77 DSGVO)
Zuständige Aufsichtsbehörde:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Tel.: 0431 / 988-1200
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
Gibt es für die betroffene Person eine Pflicht zur Bereitstellung ihrer Daten?
Die Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer Daten ist gesetzlich vorgeschrieben und ergibt sich aus den Anzeige- und Mitwirkungspflichten.
- Welche möglichen Folgen hat es, wenn die betroffene Person dieser Verpflichtung zur Bereitstellung nicht nachkommt?
Würde die betroffene Person ihren Anzeige-und Mitwirkungspflichten nicht nachkommen, so kann ihr unter Umständen die beantragte Leistung nicht gewährt oder ganz oder teilweise auf Zeit oder Dauer entzogen werden.
Kommunales Personalmanagement - Team Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) - Information nach Art. 12 bis 14 DS-GVO
Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) des Teams – Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM-Team) – der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK)
Sie können diese Information auch als PDF herunterladen.
Überblick
Wir, das BEM-Team der VAK, verarbeiten zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten (Betriebliches Eingliederungsmanagement § 167 Absatz 2 SGB IX) personenbezogene Daten. Dazu gehören Daten, welche Sie uns zur Verfügung stellen oder welche wir von Dritten über Sie erhalten.
Um Sie über die Datenverarbeitung und Ihre Rechte aufzuklären und unseren Informations- und Transparenzpflichten (Art. 13 und 14 DSGVO) nachzukommen, informieren wir Sie über folgende Inhalte:
- Kontaktdaten des Verantwortlichen und der behördlichen Datenschutzbeauftragten
a.) Verantwortlicher
Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK)
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Geschäftsführer Nils Lindemann
Knooper Weg 71
24116 Kiel
Tel. 0431 / 5701-0
E-Mail-Adresse: info@vak-sh.de
b.) behördliche Datenschutzbeauftragte
Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK)
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Datenschutzbeauftragte Andrea Schrenk
Knooper Weg 71
24116 Kiel
Telefon: 0431 / 5701-105
E-Mail-Adresse: datenschutz@vak-sh.de
- Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Aufgabenerfüllung entweder von Ihnen selbst oder von Dritten erhalten, soweit diese im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung bzw. gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.
Beispiele für Dritte:
- Arbeitgeber / Dienstherr
- Personalabteilung
- Krankenkassen
- Rentenversicherungsträger
- Sonstige Dritte, für die die betroffene Person eine Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt hat oder eine rechtliche Befugnis zur Datenübermittlung besteht (z. B. Betreuer)
Folgende personenbezogene Daten, die wir von Dritten oder von Ihnen für das Team BEM erhalten, sind:
- Stammdaten (z. B. Name, Vorname, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtsdatum)
- Bereichsspezifische Daten (z. B. Organisatorische Einordnung)
- Besondere personenbezogene Daten wie Familienstand, Gesundheitsdaten (z.B. Dauer von Erkrankungen, Mutterschutzfristen, Dauer bzw. Vorliegen von Beschäftigungsverboten)
Die Gesundheitsdaten gelten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO als besonders schutzwürdig.
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten ist nur zur Erfüllung der Ziele des BEM zulässig.
Es werden nur solche Daten erhoben, deren Kenntnis erforderlich ist, um ein zielführendes, der Gesundung und Gesunderhaltung des Betroffenen dienendes BEM durchführen zu können.
Sie müssen Ihre Krankheit nicht offenlegen und auch keine Prognose über die voraussichtliche Dauer der Erkrankung angeben.
- Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung unserer Aufgaben im BEM-Team,
- um ein ordnungsgemäßes BEM durchführen zu können,
- um festzustellen, aufgrund welcher gesundheitlichen Einschränkungen es zu den bisherigen Ausfallzeiten gekommen ist,
- um herauszufinden, ob Möglichkeiten bestehen, eine bestehende Arbeitsunfähigkeit zu überwinden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen und eine möglichst dauerhafte Fortsetzung des Beschäftigungsverhältnisses zu fördern.
Als Rechtsgrundlage dient unter Beachtung und Einhaltung der Bestimmungen der DSGVO, BDSG sowie des LDSG SH, das LBG SH und das Gesetz über die Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein sowie weitere Rechtsvorschriften (Satzung der VAK, TVöD etc.). Unter § 167 Absatz 2 SGB IX (Prävention) ist die Gesetzgrundlage zu finden, nach der BEM Gespräche anzubieten sind.
- Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
Grundsätzlich werden vom BEM-Team keine Daten weitergeleitet. Alle am BEM beteiligten Personen sind zur absoluten Verschwiegenheit verpflichtet. Sie werden über jeden Schritt der Datenverarbeitung ausführlich informiert. Eine Weitergabe von Daten kann nur erfolgen, wenn Sie in Form einer Schweigepflichtentbindungserklärung – Weitergabe von Daten an Dritte – zugestimmt haben. Dies kann zum Beispiel bei Informationen von behandelnden Ärzten der Fall sein, die zum erfolgreichen Abschluss des BEM-Verfahrens notwendig sind.
Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland (Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. dem Europäischen Wirtschaftsraum) oder eine internationale Organisation statt.
- Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Alle Dokumente, die im Rahmen des BEM anfallen, werden in einer gesonderten elektronischen BEM-Akte aufbewahrt und nicht mit der Personalakte zusammengeführt.
Die im Rahmen des BEM erhobenen Daten werden 3 Jahre nach Beendigung des Verfahrens vollständig vernichtet. Diese Aufbewahrungsfrist dient dem etwaigen Zurückgreifen auf die Daten beim Eintreten von Folgeerkrankungen. Auf Wunsch können Ihnen die Daten nach Ablauf der Frist von 3 Jahren übergeben werden.
In die Personalakte werden ausschließlich folgende Informationen, die im Rahmen des BEM anfallen aufgenommen:
- Kopie des Erstschreibens / Vermerk über Art der Kontaktaufnahme
- Zustimmung zur /Ablehnung der Teilnahme am BEM durch den Beschäftigten
- Kopie der Datenschutzerklärung
- Abschlussvermerk
Grundsätzlich haben Sie jederzeit Anspruch einen Antrag auf Auskunft oder Einsicht in Ihre BEM-Akte zu stellen.
- Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?
Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) insbesondere folgende Rechte:
- a) Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung
(Art. 15 DSGVO).
- b) Recht auf Datenberichtigung, sofern ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten
(Art. 16 DSGVO).
- c) Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, sofern eine der Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO zutrifft.
- d) Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung, unter bestimmten Voraussetzungen haben die betroffenen Personen das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
e) Widerspruchsrecht gegen bestimmte Datenverarbeitungen, sofern an der Verarbeitung kein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, und keine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet (Art. 21 DSGVO). - f) Recht auf Datenübertragbarkeit der personenbezogenen Daten des Betroffenen (Art. 20 DSGVO)
g) Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO) Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass Ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden. (Art. 77 DSGVO)
Zuständige Aufsichtsbehörde:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Tel.: 0431 / 988-1200
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
- Gibt es für die betroffene Person eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten?
Es gibt auf Arbeitnehmerseite keine korrespondierende Mitwirkungspflicht. Die Durchführung des BEM basiert auf der freiwilligen Mitwirkung des Beschäftigten; seine Zustimmung und Beteiligung sind unabdingbare Voraussetzung.
- Welche möglichen Folgen hat es, wenn die betroffene Person ein BEM Verfahren ablehnt?
Lehnt die betroffene Person ein BEM ab, ist das Verfahren damit beendet. Sie ist nicht verpflichtet, an einem BEM teilzunehmen. Erst nach erneutem Übertreffen der 42 Arbeitsunfähigkeitstage innerhalb eines Jahres wird ihr ein erneutes BEM angeboten. Die Ablehnung oder Beendigung eines BEM Verfahrens zieht keine Konsequenzen nach sich.