Azubi-Blog: Beitrag aus dem Bereich VI- Team Personalservice

Hallo zusammen,

ich (Beeke) bin derzeit für dreieinhalb Wochen im Bereich VI im Team Personalservice eingesetzt.

Meine Aufgaben sind sehr ähnlich zu denen von Frau Landwehr. Frau Landwehr hat sich im letzten Beitrag bereits vorgestellt, schaut dort gerne mal rein. 😊

Direkt am ersten Arbeitstag nach der Berufsschule wurden mir viele Aufgaben und viel Verantwortung übertragen. Unter anderem das Erstellen von Arbeits- und Änderungsverträgen, das Zusammenstellen von verschiedenen Bewerbungen für unsere Kunden, sowie das Schreiben von Vermerken und Einstellen von Dokumenten in unser Portal VAKdirekt. Außerdem durfte ich Herrn Schell bei einem Außentermin bezüglich einer Stellenbewertung begleiten.

Da ich aktuell auch für das Mail-Postfach des Bewerbermanagements im Team Personalservice zuständig bin, konnte ich bereits Einblicke in die ersten Bewerbungen um den Ausbildungsplatz 2022 erhaschen. Denn auch für das kommende Jahr suchen wir wieder eine/n Auszubildende/n zum/zur Verwaltungsfachangestellten.

Wenn du Interesse an dieser Ausbildung hast oder mehr über unseren Betrieb erfahren möchtest, dann klicke gerne hier: https://www.vak-sh.de/als-arbeitgeber/ausbildung-praktikum/

Über deine Bewerbung würden wir uns freuen!

Ich selbst bin ab dem 01.08.2021 bereits 1 Jahr bei der VAK und gehöre dann nicht mehr zu „den Neuen“.

Anfang August haben Nele und ich bereits unseren Einführungslehrgang in Bordesholm, welcher mit dem Schreiben der Zwischenprüfung abgeschlossen wird. Wir sind gespannt, was dort auf uns zukommen wird.

Wenn wir auf den Anfang unserer Ausbildung zurückblicken, finde ich es erstaunlich, wie viel wir in dieser Zeit bereits gelernt haben und wie viele verschiedene Eindrücke wir erhalten konnten. Das Arbeiten mit Gesetzen und Paragraphen hätte ich mir vor einem Jahr nicht zugetraut, ebenso wie das Schreiben von Vermerken und das Erstellen und Bearbeiten verschiedenster Dokumente. In der gesamten Zeit sind wir mit unseren Aufgaben gewachsen und haben viel gelernt, auch wenn nicht alles auf Anhieb funktioniert hat.

Nun sind wir erst einmal gespannt auf den Lehrgang in Bordesholm, auf das zweite Lehrjahr und die neuen Bereiche, in denen wir dann eingesetzt werden.

Mehr erzählt euch Nele im nächsten Blogbeitrag.

Bis bald,

Beeke

 

 

 

/von

Azubi-Blog: Gastbeitrag aus dem Bereich VI – Team Personalservice

Hallo!

Ich bin Lara und ich absolviere eine Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten in der Fachrichtung Kommunalverwaltung bei der Landeshauptstadt Kiel.

Bezüglich meines vierten Praxisabschnittes darf ich derzeit bei der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein beim Standort Kiel arbeiten. Genauer gesagt helfe ich im Bereich VI – Team Personalservice aus.

Ich habe die Möglichkeit bekommen bei der VAK mein Praxisamt zu absolvieren, da zwischen ihr und der Landeshauptstadt Kiel eine Kooperation besteht. Somit werden zwischen den beiden Verwaltungen untereinander Azubis „ausgetauscht“ und Auszubildende der LH Kiel können für einen Praxisabschnitt in einem Bereich der VAK tätig sein. Andersherum haben die Auszubildenden der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände die Möglichkeit, in einem Amt der LH Kiel für einen Praxisabschnitt zu arbeiten.

Im Bereich VI – Team Personalservice bin ich seit dem 12. April tätig und ich bleibe bis Ende Juli. Bisher gefallen mir die dortige Arbeit und die verschiedenen Aufgaben sehr gut.

Ich wurde sehr herzlich von meinen beiden Praxisanleiterinnen und den restlichen Kolleg*innen in Empfang genommen und habe mich von Anfang an wohlgefühlt. Komisch war es für mich anfangs jedoch, in einer „kleinen“ Verwaltung zu arbeiten, wo jeder jeden beim Namen kennt. Ich bin dies bei der Landeshauptstadt Kiel nicht gewöhnt, denn schließlich kann man nicht alle 5000 Mitarbeitenden beim Namen kennen ;-).

Zu meinen bisherigen Aufgaben zählten bereits unter anderem

  • Erstellen von Arbeits- und Änderungsverträgen,
  • Anfordern von Unterlagen bei Neueinstellungen und das spätere Einpflegen im System,
  • Erstellen eines Arbeitszeugnisses.

Außerdem darf ich manchmal beim Team Marketing aushelfen und habe so beispielsweise Texte für die Homepage „WhatsNext“ geschrieben oder auch Videos für den TikTok-Kanal gedreht.

Ich konnte in dieser kurzen Zeit schon sehr viel lernen und habe einen guten Einblick in die Personalverwaltung erhalten, obwohl aufgrund der aktuellen Situation die Bedingungen etwas erschwert sind.

Ich finde es gut, dass ich meinen Praxisabschnitt bei der VAK absolvieren darf und freue mich noch auf die restliche spannende Zeit.

 

Viele Grüße und bleibt gesund,

Lara

/von

Schulabschluss: What’s next!?

Diese Frage haben auch wir uns als VAK gestellt und dafür die gleichnamige Seite ins Leben gerufen.

Sie ist gefüllt mit Wissen über die Ausbildung zur/ zum Verwaltungsfachangestellten, den Ablauf eines Auswahlverfahrens und Tipps & Tricks für eine gute Bewerbung um einen Ausbildungsplatz.

Interessenten an dem Ausbildungszweig der Verwaltung können ihr Wissen auch in einem kurzen Quiz erproben.

Vorbeischauen und weitersagen lohnt sich auf jeden Fall!

-> Whats next

/von

Azubi-Blog: Bericht aus dem Bereich VI- Neue Geschäftsfelder

…und schon ist ein halbes Jahr um.

Die ersten sechs Monate der Ausbildung sind geschafft, bald steht der zweite Berufsschulblock an und der Termin für den Einführungslehrgang in Bordesholm steht auch schon fest.

Aber der Reihe nach. Seit Anfang Januar ist Nele, wie schon in den ersten vier Wochen der Ausbildung, im Bereich VI (Neue Geschäftsfelder).

Auch hier arbeiten wir  hauptsächlich im Homeoffice. Dadurch wird die Ausbildung natürlich ungemein erschwert, unter anderem da wir nun auf Erklärungen und Hilfe über Teamviewer oder Telefon angewiesen sind. Selbstverständlich können wir jederzeit die Kolleg:innen anrufen und nachfragen.

Zudem haben wir gute Wege gefunden, den fehlenden persönlichen Austausch zu kompensieren, beispielsweise durch die wöchentlich Azubi – Runde, in der wir unsere Aufgaben und Vorhaben für die kommende Woche besprechen.

Zusätzlich nehme ich (Nele) Mittwochs auch an der wöchentlichen Bereichsrunde des Bereichs VI teil. So bleibt der Austausch auch im Homeoffice erhalten.

All diese „Veranstaltungen“ finden natürlich online statt.

Wenn es meine Aufgaben erfordern, fahre ich auch mal ins Büro. Die meiste Zeit arbeite ich allerdings von Zuhause, aber auch hier wird es nicht langweilig. Ich bearbeite meine ToDo-Listen und spreche, falls es Fragen gibt, mit den Kolleg:innen.

Auf meiner Liste befand sich zum Beispiel die Vorbereitung der Abrechnung der Zentralen Stelle für 2020. Dafür überarbeitete ich Excel-Dateien, damit in der Kasse die Rechnungen erstellt werden konnten. Danach half ich dann wieder beim Versand der Abrechnungen.

Außerdem habe ich einen Text für die neue Azubi Broschüre geschrieben (schau doch mal hier: https://www.vak-sh.de/als-arbeitgeber/ausbildung-praktikum/ ).

Des Weiteren habe ich an der Erstellung von Arbeitszeugnissen für das Team Personalservice mitgearbeitet.

Zudem gestalteten wir eine Online-Veranstaltung „What´s next“ für interessierte Schulen, um potenzielle künftige Azubis für eine Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten m,w,d zu begeistern.

Bei der Planung und Umsetzung sind Beeke und ich von Anfang an mitbeteiligt. Von der Erstellung der PowerPoint Präsentation, bis zum Verpacken und Verschicken der Einladungspakete.

Unterdessen haben wir auch noch ein neues Projekt gestartet. Um möglichen neuen Azubis einen Einblick in die Ausbildung und die VAK zu geben, drehen wir neuerdings TikTok Videos.

Dies bereitet uns sehr viel Spaß, stärkt die Zusammenarbeit untereinander noch mehr und zeigt anderen jungen, interessierten Menschen, dass die Verwaltung nicht so „langweilig“ und „trist“ ist, wie es immer heißt.

Schaut also auch gerne auf unserem TikTok Account vorbei: @vaksh_ausbildung

Der nächste Abschnitt in unserer Ausbildung beinhaltet wieder einen Berufsschulblock, weshalb voraussichtlich erst danach wieder ein Blogpost online kommt.

Bis dahin,

bleibt gesund und gespannt,

Nele

/von

Azubi-Blog: Bericht aus dem Bereich I Personal & Organisation

Nach unserem ersten Berufsschulblock, über welchen wir im vergangenen Beitrag berichtet haben, wurde ich (Beeke) im Bereich I – Bereich Personal und Organisation – eingesetzt.

Der erste Tag startete für mich, als auch für Nele jedoch anders als geplant. Statt ins Büro zu fahren, arbeiteten wir nun Zuhause am Laptop und durften Homeoffice machen. Aufgrund von COVID-19 ging es also nun zunächst so weiter wie die Schule geendet hat: Arbeiten von Zuhause.

Zunächst haben wir die ersten Schritte und das weitere Vorgehen mit unserer Ausbilderin besprochen und auch Aufgaben erhalten. Danach wurden Absprachen über die Themen Arbeit und Aufgaben im Homeoffice, Bürozeiten, etc. mit den Praxisanleitern besprochen.

Ich durfte nach Vereinbarung  mit meinem Praxisanleiter und unter Berücksichtigung der Coronamaßnahmen ins Büro. Dort wurde ich sehr freundlich empfangen und aufgenommen und habe nach und nach das Team kennengelernt.  Aufgrund von COVID-19 waren leider nie alle Kolleg*Innen des Bereichs zur selben Zeit vor Ort, daher ist das Kennenlernen im kleineren Kreis geblieben.

Wir stimmten feste Zeiten ab, in denen ich im Büro und im Homeoffice arbeite.

Unter anderem war und bin ich zuständig für beispielsweise das Organisieren und Zuordnen von Belegen, das Einholen von verschiedenen Angeboten und das anschließende Bestellen, aber auch das Eintragen und Sortieren von Personalangelegenheiten.

Da der Bereich Personal und Organisation ein Querschnittsbereich ist, werden hier viele Angelegenheiten erledigt, welche nicht direkt offensichtlich sind und eher im Hintergrund ablaufen, wie z.B. das Thema Arbeitsschutz. Das sind Angelegenheiten mit großer Verantwortung. Dies war mir vorher nicht bewusst, da der eigene Arbeitsplatz sicher ist und sich darum keine Gedanken gemacht werden mussten. Um diese Sicherheit jedoch zu gewährleisten, müssen bestimmte Vorschriften (DGUV-Vorschriften) eingehalten werden. Das ist meist mit viel Aufwand verbunden.

Zudem haben Nele und ich noch einmal in der Landesfamilienkasse ausgeholfen, da hier zum 01.01.2021 die Kindergeldsachbearbeitung an die Bundesagentur für Arbeit abgegeben wurde. Daher mussten alle Akten nach Mandant geordnet, alphabetisch sortiert und ins Archiv gebracht werden. Da wir das Team so gut unterstützt haben, gab es eine Pizza als Belohnung. J

Zusätzlich habe ich noch die Daten von 530 BA-Bezügestellenportal-Meldungen mit unseren Daten abgeglichen.

Ich habe also auch im Homeoffice keine Langeweile und gut zu tun. Ich darf außerdem an vielen Meetings bezüglich des Themas Arbeitsschutz, VAK-Fit, aber auch an Meetings mit dem Vermieter unserer Liegenschaft teilnehmen.

Die Hälfte meiner Zeit in Bereich I habe ich nun hinter mir und freu mich auf die weitere Zeit und die Aufgaben.

Am 16.April startet dann bereits der 2.Berufsschulblock für uns.

Bis bald,

Beeke.

/von

Neuigkeiten des Bereiches Beihilfen

Neue Informationen zur Ausgabe von FFP2-Masken und deren Berechtigungsscheinen sowie zur Beihilfefähigkeit von Mund-Nase-Bedeckungen/Desinfektionsmitteln und Fahrtkosten zu den Impfzentren finden Sie hier .

Bitte beachten Sie an dieser Stelle auch unsere weiteren Informationen rund um das Thema Covid-19 und Beihilfen unter der Rubrik Covid-19.

/von

Schulabschluss und wie geht es jetzt weiter?

Zu Beginn des Jahres 2021 möchten wir Berufsorientierungsklassen die Möglichkeit geben uns als Ausbildungsbetrieb kennen zu lernen und alle Fragen Ihrer Schüler:innen zum Thema Ausbildungsplatzsuche und die richtige Bewerbung zu klären.

Aus diesem Grund bieten wir im März die „Whats next“ online Veranstaltungen an.

Dabei stellen wir den Berufszweig des Verwaltungsfachangestellten Fachrichtung Kommunalverwaltung vor und geben Tipps & Tricks aus der Praxis für eine gute Bewerbung bzw. die perfekte Vorbereitung auf das Auswahlgespräch.

Bei Interesse freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme bis zum 12.03.2021 an Ausbildung@vak-sh.de.

Die VAK Ausbildung gibt es nun übrigens auch auf TikTok, schauen Sie gerne mal vorbei.

/von

Übertragung der Kindergeldsachbearbeitung von der Versorgungsausgleichskasse Schleswig-Holstein (VAK S-H) auf die Bundesagentur für Arbeit (BA) zum 01.01.2021

,

Derzeit ist die Landesfamilienkasse der VAK S-H für die Festsetzung und Auszahlung von Kindergeld zuständig, soweit sie von ihren Mitgliedern hierzu beauftragt wurde.

Ab dem 01. Januar 2021 wird die Zuständigkeit für die Festsetzung und Auszahlung von Kindergeld von der VAK S-H auf die BA übertragen.

Hintergrund ist eine Änderung des Einkommensteuergesetzes, aufgrund derer Familienkassen des öffentlichen Dienstes die Zuständigkeit für die Kindergeldsachbearbeitung an die Familienkasse der BA abgeben können. Von dieser Möglichkeit wird nun Gebrauch gemacht.

Von der BA werden daher für alle kindergeldberechtigten Personen aus unserem Hause künftig alle im Zusammenhang mit dem Kindergeld stehenden Aufgaben übernommen.

Ihre aktuellen Kindergeld-Festsetzungen haben selbstverständlich weiterhin Gültigkeit bis zur nächsten Veränderung, die Sie (dann bei der BA) bekannt geben.

Die Übertragung der Kindergeldfälle findet ohne Ihr Zutun statt. Sie müssen insbesondere keinen neuen Antrag stellen. Bereits eingereichte Nachweise und Unterlagen müssen grundsätzlich nicht nochmals bei der Familienkasse der BA eingereicht werden.

Sie werden von der Familienkasse der BA Anfang Januar 2021 weitere umfassende Informationen erhalten, insbesondere über die für Sie zuständige regionale Familienkasse sowie über Ihre künftigen Ansprechpartner*innen für alle Fragen zum Kindergeld. Diese werden Ihnen voraussichtlich ab der 01. Kalenderwoche 2021 bis zum Ende der 2. Kalenderwoche 2021 zugehen.

Ab Januar 2021 sind dann ausschließlich die Mitarbeiter*innen der BA für Sie Ansprechpartner in Sachen Kindergeld.

Die Auszahlung des Kindergeldes durch die Landesfamilienkasse erfolgt letztmalig für den Monat Dezember 2020.

Die Aufnahme der Kindergeldzahlung durch die BA erfolgt ab dem Monat Januar 2021. Das Kindergeld wird monatlich im Laufe des jeweiligen Anspruchsmonats auf die bisherige Bankverbindung überwiesen.

Die BA wird das Kindergeld zu Zeitpunkten zahlen, die von der Endziffer Ihrer künftigen Kindergeldnummer abhängig sind. Diese Kindergeldnummer wird Ihnen noch von der BA mitgeteilt.

Sofern Sie zum Zeitpunkt der Übertragung kindergeldabhängige Bezüge- und Gehaltsbestandteile erhalten, werden diese zunächst weiter gewährt.

Die zur Festsetzung der kindergeldabhängigen Leistungen des Besoldungs-, Versorgungs- und Tarifrechts benötigten Informationen werden der VAK S-H grundsätzlich künftig durch die BA zur Verfügung gestellt.

Die Anzeigepflichten der Beschäftigten nach beamten-, versorgungs- oder tarifrechtlichen Vorschriften bleiben jedoch hiervon unberührt.

Über die kindergeldabhängigen Bezüge- und Gehaltsbestandteile entscheidet die zuständige Bezügestelle weiterhin eigenständig.

Sollten Sie einen Vertrag über eine „Riester-Rente“ abgeschlossen haben, informieren Sie bitte Ihren Anbieter über den Zeitpunkt des Zuständigkeitswechsels zur Familienkasse der BA und die von der Familienkasse der BA vergebene (neue) Kindergeldnummer.

Unter https://www.arbeitsagentur.de/familie-und-kinder stehen Ihnen umfangreiche Informationen zum Thema Kindergeld zur Verfügung. Ferner finden Sie dort auch einen Online-Formularservice, welchen Sie nach Erhalt Ihrer neuen Kindergeldnummer von der BA nutzen können.

Fragen zum Zuständigkeitswechsel können Sie an die kostenfreie Service-Rufnummer der Familienkasse der BA 0800 4 5555 35 richten. Die Servicezeiten sind montags bis donnerstags von 8 bis 18 Uhr und freitags von 8 bis 15 Uhr. Für weitergehende Fragen stehen Ihnen seitens der VAK S-H außerdem Herr Šain (Tel.-Nr. 0431 5701 220) oder Frau Bellmann (Tel.-Nr. 0431 5701 225) zur Verfügung.

/von

Ausgabe von FFP 2 Masken / Berechtigungsscheinen erfolgt nicht durch die Beihilfekasse

Die Ausgabe von FFP 2 Masken (oder vergleichbar) bzw. die Ausgabe eines Berechtigungsscheins für die Inanspruchnahme von Schutzmasken mit hoher Schutzwirkung zur Abholung in der Apotheke erfolgt nicht durch die Beihilfekasse.  Die Zusendung erfolgt von der Bundesregierung an die privaten Versicherungsunternehmen, die die Berechtigungsscheine im Anspruchsfall an die Beihilfeberechtigten übermittelt.

/von

Fahrtkosten zu Impfzentren nicht beihilfefähig

Die Fahrtkosten zu den Impfzentren sind nicht beihilfefähig.

/von