Beihilfekasse

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Bereits seit 1994 bieten wir unsere Dienstleistungen für die kommunale Familie und weitere Mitglieder auf Mitgliedschaftsbasis an. Für unsere rund 180 Mitglieder bearbeiten wir jährlich mehr als 40.000 Beihilfeanträge.

Unsere Dienstleistungen umfassen:

  • Festsetzung und Auszahlung von Beihilfen gemäß der Beihilfeverordnung Schleswig-Holstein
  • Festsetzung und Auszahlung von Heilfürsorgeleistungen für die Berufsfeuerwehren der kommunalen Dienstherrn gemäß der Heilfürsorgeverordnung Schleswig-Holstein
  • Bearbeitung beihilfe- und heilfürsorgerechtlicher Anfragen besonderer Art
  • Vereinnahmung von Arzneimittelrabatten (ZESAR GmbH) und Weiterleitung an unsere Mitglieder
  • Vertretung in Widerspruchs- und Klageverfahren

Sprechzeiten

Für Ihre telefonischen Anfragen stehen wir Ihnen während unserer Sprechzeiten gerne zur Verfügung:

  • Montag bis Freitag in der Zeit von 09.00 Uhr bis 11.00 Uhr (oder nach Vereinbarung)

Außerhalb unserer Sprechzeiten können Sie uns Ihr Anliegen gerne per Mail senden.

Bearbeitungszeiten

Die Bearbeitungszeit beträgt derzeit durchschnittlich zwei Wochen. .

Beihilfevordrucke

Downloadvordrucke 

Aktuelle Hinweise

Beihilferechtliche Hinweise und Ausnahmeentscheidungen aufgrund der Corona-Pandemie finden Sie auf dieser Seite unter „Covid-19“.

Information

Besondere Hinweise zur Pflegeneustrukturierung/Pflegeberatung

Nähergehende Informationen zur Pflegeneustrukturierung können Sie dem Merkblatt der Beihilfekasse im Downloadcenter entnehmen. Bei Bedarf senden wir Ihnen das Merkblatt gerne zu.

Sollte ein Bedarf an einer Pflegeberatung bestehen, haben Sie die Möglichkeit, Ihr Anliegen an die Compass Private Pflegeberatung unter der Telefonnummer +49 (0) 800 / 101 88 00 zu richten. Weitere Informationen erhalten Sie über die Internetadresse www.compass-pflegeberatung.de. Der Beratungseinsatz ist beihilfefähig.

Bitte reichen Sie bei der Beantragung von Pflegeaufwendungen stets die Erstattungsmitteilung der Pflegekasse bei.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung.

Ihre Beihilfekasse

Kontakt

Bei Fragen zu den hier dargestellten Inhalten und Leistungen können Sie sich gerne an unsere Bereichsleiterin wenden. Diese wird Ihnen fachgerecht zu entsprechenden Fragen oder Problemen zur Seite stehen.

Kerstin Hattendorf-Selchow, Bereichsleiterin Beihilfekasse
Hanna Börm Fotografie

Kerstin Hattendorf-Selchow

Bereichsleiterin Beihilfekasse

Sprechzeiten

Mo bis Fr: 09:00-11:00 Uhr oder nach Vereinbarung

So erreichen Sie uns

Telefonzentrale VAK:
+49 (0) 431 / 5701-0

Fax Beihilfekasse:
+49 (0) 431 / 5701-185

Mailanschrift Beihilfekasse:
beihilfe@vak-sh.de

FAQInformations-videoAktuellesApp

Beihilfekasse

Die nachstehenden Fragen und Antworten können Ihnen nur Anhaltspunkte geben und dienen der allgemeinen und unverbindlichen Information. Die VAK muss über jeden Einzelfall gesondert entscheiden. Sollten Sie Einzelfragen zu bestimmten versorgungsrechtlichen Themen haben, wenden Sie sich daher bitte direkt an uns, damit wir Ihnen hierzu konkrete Auskünfte erteilen können.

Wir empfehlen Ihnen, dass Merkblatt zum Beihilferecht (BhVO) durchzusehen.

Die nach sozialen Gesichtspunkten gestaffelte Beihilfe wird je nach Kalenderjahr, in dem die Aufwendungen entstanden sind, um folgenden Selbstbehalt gekürzt:

Besoldungsgruppe Betrag

  • A 10 bis A 11 140,00 Euro (Stufe 1)
  • A 12 bis A 15, B 1, C 1, C 2, W 1, W 2, R 1 200,00 Euro (Stufe 2)
  • A 16, B 2, B 3, C 3, W 3, R 2, R 3 320,00 Euro (Stufe 3)
  • B 4 bis B 7, C 4, R 4 bis R 7 440,00 Euro (Stufe 4)
  • Höhere Besoldungsgruppen 560,00 Euro (Stufe 5)

Die Selbstbehalte der Besoldungsgruppen A 2 bis A 9 entfallen ab dem Jahr 2022.

Bei Teilzeitbeschäftigung werden die Beträge im gleichen Verhältnis wie die verminderte Arbeitszeit zur regelmäßigen Arbeitszeit vermindert.

Die Selbstbehalte dürfen 1 % des jeweiligen Grundgehalts, bei Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger des jährlichen Ruhegehalts, nicht übersteigen. Die Beträge reduzieren sich für Hinterbliebene auf 40 %, für Waisen auf 10 %.

Sind berücksichtigungsfähige Angehörige im Sinne des § 3 Abs. 1 Nr. 2 Satz 1 vorhanden, verringert sich der Selbstbehalt für jeden berücksichtigungsfähigen Angehörigen um jeweils 25,00 €.

Der Mindestselbstbehalt beträgt 50,00 €. Der Mindestselbstbehalt gilt nicht für Waisen.

Anwärterinnen und Anwärter sind von den Selbstbehalten befreit. Aufwendungen bei dauernder Pflegebedürftigkeit (§§ 12 a bis 12 d), Aufwendungen, die durch eine Schädigung durch Dritte entstanden sind, sowie Aufwendungen bei Vorsorgemaßnahmen (§ 14) unterliegen nicht dem Selbstbehalt.

Im Falle des § 2 Abs. 3 Satz 2 Nrn. 2 und 3 wird kein Selbstbehalt einbehalten.

Maßgebend sind jeweils die Verhältnisse am 1. Januar des betreffenden Kalenderjahres. Bei Begründung des Beamtenverhältnisses oder bei Versetzung von einem Dienstherrn außerhalb des Geltungsbereichs dieser Verordnung im Laufe des Kalenderjahres ist der Tag, zu dem die Ernennung oder Versetzung erfolgt ist, maßgebend; bei anderen Dienstherren außerhalb des Geltungsbereichs dieser Verordnung geregelte Selbstbehalte und sonstige Abzugsbeträge bleiben unberücksichtigt.

Der Beihilfeanspruch gesetzlich versicherter Ehepartner hängt von der Höhe des Jahreseinkommens des Ehepartner ab. Ob der Grenzbetrag für den Beihilfeanspruch überschritten wird oder wurde (20.000 EUR) obliegt der Überprüfung der Beihilfefestsetzungsstelle. Wird der Grenzbetrag nicht überschritten, bleibt zu beachten, dass Leistungen die im Normalfall von der GKV als Sachleistung übernommen werden, nicht beihilfefähig sind. Gesetzlich vorgesehene Zuzahlungen (z. B. Rezeptgebühren) sind nicht beihilfefähig.

Zu den Aufwendungen für Kinder können Beihilfen gewährt werden, solange der Beihilfeberechtigte für diese noch einen Familienzuschlag erhält.

Während einer Beurlaubung ohne Dienstbezüge besteht kein Beihilfeanspruch.

Ausnahmen:

  • Bezüge werden wegen Anwendung von Ruhens- oder Abrechnungsvorschriften nicht gezahlt.
  • Alleinerziehende Beamte/innen, die aus Anlass der Betreuung mindestens eines Kindes unter 18 Jahren ohne Dienstbezüge beurlaubt sind, haben auch während dieser Zeit einen Beihilfeanspruch.
  • Während einer Elternzeit, soweit nicht bereits aufgrund einer Teilzeitbeschäftigung unmittelbar ein Anspruch auf Beihife besteht.
  • Unter Fortfall der Bezüge bis zu einer Dauer von 1 Monat vom Dienst freigestellte Beamte/innen bleiben auch während dieser Zeit beihilfeberechtigt.
  • Während einer Beurlaubung ohne Dienstbezüge nach § 62 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 LBG, wenn ein/e sonstige/r pflegebedürftigte/r Angehöriger tatsächlich betreut oder gepflegt wird.

Während einer Elternzeit besteht weiterhin eine Beihilfeberechtigung.

Während einer Teilzeitbeschäftigung haben Beamte/innen generell einen Anspruch auf die volle Beihilfe. Während einer Altersteilzeit gilt das gleiche.

Beamtin/Beamter

Haben Sie mindestens zwei berücksichtigungsfähige Kinder, dann erhöht sich Ihr Bemessungssatz als beihilfeberechtigte/r Beamt/in gemäß  6 Abs. 1 BhVOvon 50 Prozent auf 70 Prozent.

Sind beide Elternteile als Beamt/innen eigenständig beihilfeberechtigt und Ihre Kinder folglich auch bei einem anderen Beihilfeberechtigten berücksichtigungsfähig, müssen beide Elternteile im Beiblatt persönliche Daten gemeinsam erklären, wer den erhöhten Bemessungssatz von 70 Prozent erhalten soll.

Die Erhöhung des Bemessungssatzes gilt bei Beamtinnen/Beamten sowohl für allgemeine als auch für pflegebedingte Aufwendungen.

Bei nur noch einem berücksichtigungsfähigen Kind fällt Ihr Beihilfeanspruch auf 50 Prozent zurück.

Ehegattin/Ehegatte sowie eingetragene/r Lebenspartner/in

Haben Sie mindestens zwei berücksichtigungsfähige Kinder, dann erhöht sich der Bemessungssatz Ihrer Ehegattin / Ihres Ehegatten / Ihrer eingetragenen Lebenspartnerin / Ihres eingetragenen Lebenspartners für allgemeine Aufwendungen ab dem 1. Mai 2022 von 70 Prozent auf 90 Prozent.

Bei nur noch einem oder keinem berücksichtigungsfähigen Kind fällt der Bemessungssatz Ihrer Ehegattin / Ihres Ehegatten / Ihrer eingetragenen Lebenspartnerin / Ihres eingetragenen Lebenspartners auf 70 Prozent zurück.

Der Bemessungssatz für pflegebedingte Aufwendungen ist davon nicht betroffen; er bleibt unverändert bei 70 Prozent.

Die Neuregelung ab 1. Mai 2022 greift lediglich bei den berücksichtigungsfähigen Ehegattinnen und -gatten sowie bei den berücksichtigungsfähigen eingetragenen Lebenspartnerinnen und –partnern, die keinen eigenen Beihilfeanspruch haben. Wenn beide Ehegatten jeweils einen eigenen Beihilfeanspruch haben, bleibt es bei den bisherigen Bemessungssätzen von 50 Prozent bzw. 70 Prozent.

Kinder

Haben Sie mindestens drei berücksichtigungsfähige Kinder, dann erhöht sich bei allen berücksichtigungsfähigen Kinder der Bemessungssatz für allgemeine Aufwendungen ab dem 1. Mai 2022 von 80 Prozent auf 90 Prozent.

Bei nur noch zwei oder einem berücksichtigungsfähigen Kind/ern fällt der Beihilfeanspruch für alle Kinder auf 80 Prozent zurück.

Der Bemessungssatz für pflegebedingte Aufwendungen ist davon nicht betroffen; er bleibt für alle Kinder unverändert bei 80 Prozent.

Der Beihilfebemessungssatz beträgt im Ruhestand generell 70%.

Eine Beihilfe wird nur gewährt, wenn die mit dem Beihilfeantrag geltend gemachten Aufwendungen insgesamt 100 EUR übersteigen. Erreichen die Aufwendungen aus zehn Monaten einen 15 EUR übersteigenden Betrag, so wird auch hierfür eine Beihilfe gewährt.

Für Aufwendungen, die erst nach Ablauf der zweijährigen Ausschlussfrist (§ 80 Abs. 2 LBG) zur Abrechnung eingereicht werden, kann eine Beihilfe nicht mehr gewährt werden. Der Beihilfeanspruch zu diesen Aufwendungen ist dann erloschen. Die Ausschlussfrist beginnt mit dem Datum der ersten Ausstellung der Rechnung (z. B. Arztrechnung) bzw. mit dem Kaufdatum (z.B. Medikamente/Apothekenstempel) zu laufen und endet mit dem Eingang des Antrages bei der Beihilfefestsetzungsstelle (Eingangsstempel).

Die geltend gemachten Aufwendungen müssen durch entsprechende Rechnungsbelege nachgewiesen werden. Im Allgemeinen reichen die als solche erkennbaren Rechnungsduplikate (z.B. Durchschriften der Arztrechnungen) oder Fotokopien (z.B. von der Apotheke gefertigte und abgestempelte Rezeptkopien) aus.

Originalbelege brauchen nur in den Fällen vorgelegt zu werden, in denen mehrere Beihilfeberechtigte zu denselben Aufwendungen Beihilfen beantragen können (z. B. bei Halbwaisen, deren Aufwendungen auch zusammen mit den Aufwendungen eines Elternteils eingereicht werden können).

Die in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherten Beihilfeberechtigten reichen -soweit keine Behandlung auf Krankenschein erfolgte- die mit einem Kostenerstattungsvermerk der Krankenkasse versehenen Rechnungen zur Abrechnung ein. Der Kostenerstattungsvermerk muss neben dem Erstattungsbetrag auch die berücksichtigten gesetzlichen Zuzahlungen und Kostenanteile sowie Verwaltungskostenabschläge ausweisen.

Kostenvoranschläge werden bei Zahnersatzmaßnahmen von der Beihilfefestsetzungsstelle nicht benötigt.

Vor Beginn einer kieferorthopädischen Behandlung (Langzeitgebühren) ist der Beihilfefestsetzungsstelle ein Heil- und Kostenplan vorzulegen.

Kieferorthopädische Behandlungen sind von eng begrenzten Ausnahmen abgesehen nur bei Personen beihilfefähig, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.

Die Altersbegrenzung gilt nicht bei schweren Kieferanomalien, die eine kieferorthopädische Behandlung erfordern. Das Vorliegen einer schweren Kieferanomalie ist durch Vorlage eines Heil- und Kostenplans (für Leistungen nach den Nummern 6030 – 6260 GOZ) nachzuweisen.

Für Aufwendungen über 2.600 € sind auf Antrag Abschlagszahlungen zu leisten. Gleiches gilt, wenn ohne Vorauszahlung die medizinische Behandlung nicht durchgeführt werden würde.

Aufwendungen für eine Sehhilfe sind bei der erstmaligen Beschaffung nur beihilfefähig, wenn diese von einem Augenarzt verordnet wurde. Für die erneute Beschaffung einer Sehhilfe genügt die Refraktionsbestimmung eines Augenoptikers.

Für das Brillengestell und die vergüteten Gläser sind Höchstbeträge festgelegt. Bei gleichbleibender Sehschärfe ist eine Ersatzbeschaffung in der Regel nur dann beihilfefähig, wenn seit dem Kauf der letzten Brille 3 Jahre vergangen sind.Die Mehrkosten für Lichtschutz- oder Leichtgläser, für Kontaktlinsen sowie Kurzzeitlinsen sind bei Vorliegen bestimmter Indikationen, die nur vom Augenarzt festgestellt werden können, beihilfefähig. Neben den Aufwendungen für Mehrstärkenbrillen sind die Kosten für Einstärkenbrillen nicht beihilfefähig.

Bitte beachten Sie bei der Anschaffung einer Sehhilfe darauf, dass die Rechnung vom Optiker für Beihilfezwecke aufgeschlüsselt wird (siehe Vordruck im Downloadcenter).

Aufwendungen für implantologische Maßnahmen sind beim Vorliegen der nachgewiesenen medizinischen Notwendigkeit beihilfefähig.Die Suprakonstruktion wird im Rahmen der Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ) als beihilfefähig anerkannt.

In der Hilfsmittelanlage zur BhVO sind beihilfefähige Höchstbeträge von 1.100 EUR je Ohr festgelegt. Batterien für den Betrieb von Hörgeräten sind nicht beihilfefähig. Aufwendungen für Hörgeräte einschließlich der Nebenkosten sind alle fünf Jahre beihilfefähig, es sei denn, aus medizinischen oder technischen Gründen ist eine vorzeitige Verordnung zwingend erforderlich.

Aufwendungen für Leistungen eines/einer Heilpraktikers/in sind angemessen bis zur Höhe des Mindestsatzes des jeweils geltenden Gebührenverzeichnisses für Heilpraktiker, jedoch höchstens bis zum Schwellenwert des Gebührenrahmens der Gebührenordnung für Ärzte bei vergleichbaren Leistungen.

Aufwendungen für Leistungen innerhalb der Europäischen Union sind wie im Inland entstandene Aufwendungen zu behandeln. Aufwendungen für Leistungen außerhalb der Europäischen Union sind beihilfefähig bis zu der Höhe, in der sie im Inland entstanden und beihilfefähig wären.

Vor Antritt einer Reise ins Ausland empfiehlt es sich, eine entsprechende Auslandskrankenversicherung abzuschließen.

Die sogenannte Geburtskostenpauschale ist aus dem Beihilferecht herausgenommen worden.

Die sogenannte Bestattungskostenpauschale ist aus dem Beihilferecht herausgenommen worden.

Durch die Aufhebungsverordnung zur BhVO, die mit Wirkung vom 01.01.2004 in Kraft trat, wurde der Beihilfeanspruch von Arbeitnehmern praktisch aufgehoben.
Nur in seltenen Ausnahmefällen können Arbeitnehmer auch heute noch einen Beihilfeanspruch haben; z. B. Arbeitnehmer, die bereits bis zum 30.09.1970 eingestellt wurden und seither in einem ununterbrochenen Beschäftigungsverhältnis zu einem der in § 1 Abs. 1 des Landesbesoldungsgesetzes genannten Träger der öffentlichen Verwaltung gestanden haben.

Seit dem 01.03.1998 können Aufwendungen für gesondert berechnete wahlärztliche Leistungen und gesondert berechnete Unterkunft bei stationärer Behandlung (Wahlleistungen) von der Beihilfekasse nicht mehr übernommen werden (§ 8 Abs. 5 Nr. 1 i.V.m. § 9 Abs 1 Nr. 6 BhVO).

Wahlleistungen sind somit über einen privaten Tarif zu versichern.

Ausnahmen von diesem Ausschluss bestehen darin, wenn im Jahr 1998 bereits das siebzigste Lebensjahr vollendet wurde bzw. die Nichtversicherbarkeit von Wahlleistungen durch die Vorlage entsprechender Bescheinigungen von zwei Versicherungen nachgewiesen wird (§9 Abs. 1 Nr. 6 BhVO i.V.m. § 18 Abs. 2 BhVO).

Gemäß § 9 Abs. 2 Nr. 5 BhVO sind Nahrungsergänzungsmittel von der Beihilfefähigkeit ausgeschlossen.

Schauen Sie nun unser Informationsvideo über unseren Bereich der Beihilfekasse

Bearbeitungszeit der Beihilfekasse

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Buchstaben INFO auf hellen Holzplättchen auf dunklem Holzhintergrund

Die aktuelle Bearbeitungszeit beträgt derzeit ca. 4 Wochen.

Aufgrund eines Programmwechsels müssen die Stammdaten unserer Antragsteller/innen sorgfältig überprüft und nachgepflegt werden.

Diese Tätigkeit ist zeitintensiv und führt derzeit zu einer verzögerten Festsetzung der Beihilfen.

Es handelt sich um einen einmaligen Nachpflegeaufwand pro Personalfall, so dass wir zuversichtlich sind, schnellstmöglich den Bearbeitungszeitraum von zwei Wochen wieder erreichen zu können.  

Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis und bitten, die Verzögerung zu entschuldigen.

Neuer Beihilfeantrag – Angabe der neuen Personalnummer

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Hände tippen auf Tastatur

Die neue Personalnummer (8 Ziffern) wird durch das neue System automatisiert vergeben, sobald ein Beihilfeantrag ab dem 15.09.2020 eingereicht wird.

Bei der ersten Antragstellung mit dem neuen Kurzantrag oder im Falle von Veränderungen mit dem erweiterten Antrag ist die Angabe der alten Personalnummer (9 Ziffern) entbehrlich.

Neue Beihilfeverordnung ab 31.07.2020

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Holzpfosten am Meer bei Sonnenuntergang

Die Landesverordnung zur Änderung der Beihilfeverordnung wurde am 30.07.2020 im Gesetz-und Verordnungsblatt verkündet und tritt am 31.07.2020 in Kraft:

https://www.schleswig-holstein.de/DE/Landesregierung/IV/Service/GVOBl/GVOBl/2020/gvobl_13_2020.pdf;jsessionid=D006AA13BDFF0D971CBD03B5147C82F1.delivery2-replication?__blob=publicationFile&v=2

Bitte beachten Sie insbesondere die Erhöhung der Höchstbeträge zu den beihilfefähigen Aufwendungen für Heilmittel (Anlage 4), die Änderungen im Bereich der Vorsorge (§ 14) sowie im Bereich der Stationären Pflege (§ 12 c).

Datenschutzerklärung für die Beihilfe-App

 

I. Datensicherheit

Die gesamte Kommunikation über die Beihilfe App ist mit einem sicheren Verschlüsselungsverfahren (4096-Bit-Verschlüsselung) abgesichert. Um Risiken wie den Missbrauch durch Dritte – z. B. durch Diebstahl oder Verlust des Smartphones oder sonstiger Geräte, mit denen die App genutzt wird – einzuschränken, ist für den Login in die Beihilfe App neben der Benutzerkennung das von der Nutzerin oder dem Nutzer vergebene Passwort und die Transaktionsnummer (TAN), welche der Nutzerin oder dem Nutzer im Rahmen des Registrierungsprozesses automatisiert per Briefpost an Ihre in der VAK-SH-Beihilfekasse hinterlegte Anschrift zugeschickt wird, notwendig. Anstelle eines Passworts können Sie auch die Touch-ID oder die Face-ID verwenden.

Die TAN ist darüber hinaus aus Gründen der Sicherheit gerätebezogen. Falls die Nutzerin oder der Nutzer die Beihilfe App mit einem neuen bzw. weiteren Gerät benutzen möchten, benötigt sie oder er also eine weitere TAN. Diese wird der Nutzerin oder dem Nutzer ebenso automatisch per Briefpost übermittelt, sobald sie oder er sich auf dem neuen oder weiteren Gerät registriert.

Zusätzlich empfehlen wir,

  • eine Gerätesperre mittels eines Passwortes, PIN, Face-ID oder Touch-ID zu verwenden, damit die Daten in der Beihilfe App vor dem automatischen Logout vor dem Zugriff durch Dritte geschützt sind. Ein sicheres Passwort enthält Groß- und Kleinbuchstaben sowie Ziffern und mindestens ein Sonderzeichen. Es sollte zudem keinen Bezug zu Ihrer Person haben, wie z. B. Ihr Name, Ihre Anschrift oder Ihr Geburtsdatum. Achten Sie bei der Erstellung einer PIN darauf, dass Sie verschiedene, nicht aufeinander folgende Ziffern wählen und es sich um Ziffern handelt, die nicht leicht erraten werden können, wie z. B. Ihr Geburtsdatum.
  • ein sicheres Passwort für die App zu verwenden, falls Sie weder Face-ID noch Touch-ID nutzen möchten,
  • bei der Eingabe der Daten zur Registrierung darauf zu achten, dass diese nicht durch Dritte ausgespäht werden.

II. Verantwortlicher

Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK-SH)

Geschäftsführer Herr Nils Lindemann

Knooper Weg 71

24116 Kiel

Telefon: (0431) 5701 – 0

E-Mail: info@vak-sh.de

III. Zweckbestimmung und Rechtsgrundlagen

Zweck ist die Erfüllung des gesetzlichen Auftrags für Festsetzung und Auszahlungen von Beihilfen nach beamtenrechtlichen Vorschriften oder aufgrund tarifvertraglicher bzw. arbeitsvertraglicher Regelungen.

IV. Personenbezogene Daten  

  1. Zugangsdaten:

Vorname, Name, Geburtsdatum, Beihilfenummer, Passwort und TAN (alternativ: Face-ID, bzw. Touch-ID) werden im Rahmen der Anmeldung für die Authentifizierung genutzt. Diese Daten des Nutzers werden im ISH der IBM gespeichert. Die Daten auf den Servern werden regelmäßig mit den Daten der uns als beihilfeberechtigte geführten Personen abgeglichen und aktualisiert.

  1. Identifikationsdaten:
  • Merkmale zur Identifikation des Nutzers (User ID, App ID, Passwort (alternativ: Touch-ID, Face-ID), TAN).
  • Zeitpunkte der Interaktion mit dem Server (z.B. Zeitpunkt Belegeinreichung)
  • Starten der App (Relevant zur Übertragung inhaltlicher Updates).

Diese Daten werden, solange sie für den Betrieb der App notwendig sind, gespeichert.

  1. Beleg- und Antragsdaten:

Die Dokumente und abfotografierten Belege (Zugriffsberechtigung auf die Kamera erforderlich) werden an die VAK-SH übermittelt und im Rahmen der rechtlichen Anforderungen entsprechend verarbeitet. Es werden nur die Daten vom Beleg gespeichert, die für die Abrechnung und Gewährung der Beihilfe relevant sind. Es erfolgt eine Rückmeldung an die App, wenn die Belege eingegangen sind.

  1. Beihilfebescheide und weitere Dokumente der VAK-SH

Mit Ausnahme der förmlich zuzustellenden Bescheide (z. B.: Widerspruchsbescheide) werden der Nutzerin bzw. dem Nutzer der Beihilfe App sämtliche Bescheide und Dokumente über die Beihilfe App und damit nicht mehr auf dem Postweg bekanntgegeben bzw. übermittelt. Die Nutzerin oder der Nutzerin erhalten standardisiert eine Push-Benachrichtigung bei Bereitstellung eines Dokuments.

  1. Empfänger der Daten

 Die VAK-SH hat IBM als Dienstleister für die Bereitstellung und den Betrieb der App beauftragt. Empfänger der Daten ist die VAK-SH (Antrags- und Belegdaten) sowie die Nutzerin oder der Nutzer der App (Bescheide und weitere Dokumente).

Die von den Nutzerinnen und Nutzern bzw. von der VAK-SH bereitgestellten Dokumente sind im IBM Service Hub (ISH) so verschlüsselt, so dass die Dokumente nicht für die IBM einsehbar sind.

Da die Dokumente im ISH gespeichert sind, können sie von diversen mobilen Endgeräten abgerufen werden, wenn der Registrierungsprozess für diese Endgeräte inklusive des TAN-Verfahrens erfolgreich abgeschlossen worden ist.

  1. Speicherdauer der personenbezogenen Daten in der elektronischen Akte der VAK-SH

 Die Löschfristen für die Personalaktendaten über Beihilfe richten sich nach § 91 Abs. 2 des Gesetzes über die Beamtinnen und Beamten des Landes Schleswig-Holstein (Landesbeamtengesetz – LBG SH).

  1. Speicherdauer der personenbezogenen Daten in der Cloud

Auf die Berechtigten-Daten im ISH hat die VAK-SH und auch die IBM keinen Zugriff. Hier entscheidet alleine die Nutzerin oder der Nutzer über die Speicherdauer der Dokumente.

V. Betroffenenrechte

  1. Recht auf Löschung

Die Nutzerin oder der Nutzer können sowohl die selbst übermittelten als auch die von der VAK-SH bereitgestellten und in der Cloud gespeicherten Dokumente jederzeit eigenhändig löschen.

Alternativ können die Nutzerinnen und Nutzer auch bei der VAK-SH die Löschung der Daten in der Cloud nach Artikel 17 EU-DSGVO beantragen. In diesem Fall werden die im ISH gespeicherten Dokumente von der IBM auf Veranlassung der VAK-SH gelöscht.

  1. Weitere Betroffenenrechte

Im Einzelnen handelt es sich um weitere folgende Rechte:

  • Auskunftsrecht der betroffenen Person (Artikel 15 EU-DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Artikel 16 EU-DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 EU-DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 EU-DSGVO)
  • Widerspruchsrecht (Artikel 21 EU-DSGVO).

 

VI. Widerruf der Einwilligungserklärung

Die Nutzung der Beihilfe App kann jederzeit widerrufen werden und muss schriftlich erfolgen. Nach Eingang des Widerrufs kann der Account für die Antragstellung jederzeit von der VAK-SH gesperrt werden.

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten durch die VAK-SH wird nach Eingang des Widerrufs unverzüglich eingestellt.

Die Rechtmäßigkeit der elektronischen Übermittlung der personenbezogenen Daten durch die VAK-SH-Beihilfekasse bis zum Widerruf wird hierbei nicht berührt.

Bitte beachten Sie, dass Sie sich nach einem wirksamen Widerruf erneut registrieren müssen, wenn Sie die Beihilfe App wieder (vollständig) nutzen möchten.

VII. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Es besteht die Möglichkeit, beim Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) eine Beschwerde einzulegen.

 Postanschrift:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein

Postfach 71 16

24171 Kiel

 Internet:
https://www.datenschutzzentrum.de

Weitere Informationen zum Datenschutz bei der VAK-SH

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich auch an die Datenschutzbeauftragte der VAK-SH wenden:

Frau Andrea Schrenk

Knooper Weg 71

24116 Kiel

Telefon: (0431) 5701 – 105

E-Mail: datenschutz@vak-sh.de

Nutzungs­be­din­gungen für die Beihilfe App

 

I. Grundsatz

Die Nutzungsbedingungen beziehen sich ausschließlich auf die Nutzung der Beihilfe App.

Wir behalten uns das Recht vor, die Nutzungsbedingungen zu modifizieren und sie an technische, organisatorische oder rechtliche Entwicklungen sowie Erweiterungen des Service-Angebots anzupassen. Wir informieren Sie über Änderungen der Nutzungsbedingungen per Push-Benachrichtigung. Im Falle einer weiteren Nutzung der App gehen wir davon aus, dass Sie den aktualisieren Nutzungsbedingungen konkludent zugestimmt haben.

II. Datenschutz

Mit der Beihilfe App werden personen- und gesundheitsbezogene Daten übermittelt oder zur Verfügung gestellt. Mit der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen erklären Sie gegenüber uns Ihre Einwilligung, dass die übermittelten Informationen datenschutzkonform genutzt werden.

Mehr zum Datenschutz rund um die App unter https://www.vak-sh.de/datenschutz/

 

III. Unsere Sicherheitsvorkehrungen

  1. Login und Geräteregistrierung

Für den Login in die Beihilfe App verwenden Sie das von Ihnen vergebene Passwort (alternativ: Touch-ID oder Face-ID) und die Transaktionsnummer (TAN). Die TAN lassen wir Ihnen im Rahmen des Registrierungsprozesses automatisiert per Briefpost an Ihre in der VAK-SH hinterlegte Anschrift zukommen.

Bitte beachten Sie, dass die TAN zu Ihrer Sicherheit gerätebezogen ist. Falls Sie also die Beihilfe App mit einem neuen bzw. weiteren Gerät benutzen möchten, benötigen Sie eine weitere TAN. Auch diese lassen wir Ihnen automatisch zukommen, sobald Sie sich auf dem neuen oder weiteren Gerät registrieren.

 Ihre in Deutschland im Rechenzentrum des IBM Service Hub (im Folgenden: ISH) gespeicherten Daten (siehe VI. Speichern und Löschen der Dokumente im ISH) bleiben Ihnen auch bei dem Wechsel oder der Nutzung eines weiteren bzw. anderen Endgeräts erhalten.

 

  1. Verschlüsselung

Alle Daten sind mit einer 4096-Bit-Verschlüsselung geschützt.

 

  1. Automatischer Logout bei Inaktivität

Bei der Beihilfe App erfolgt ein automatischer Logout, sollten Sie die App für einige Zeit nicht nutzen oder diese im Hintergrund geöffnet halten. Dieser automatische Logout erfolgt nach 10 Minuten.

IV. Ihre Sicherheitsvorkehrungen

  1. Schutz vor Zugriff durch Dritte

Sie haben dafür Sorge zu tragen, dass kein Dritter in den Besitz der Benutzerkennung, der TAN und ggf. des Passworts gelangt. Haben Sie den Verdacht, dass jemandem insbesondere das Passwort und bzw. oder die TAN unberechtigt bekannt sind oder diese unberechtigt verwendet werden, setzen Sie sich unverzüglich mit uns per E-Mail an beihilfe@vak-sh.de oder telefonisch unter (0431) 5701 – 183 in Verbindung. Wir sorgen dann zeitnah dafür, dass mit dem betroffenen Gerät selbst mit Ihren Zugangsdaten kein Zugriff auf die App mehr möglich ist. In diesem Fall müssen Sie sich erneut registrieren und erhalten für das betroffene Endgerät eine neue TAN.

Gleiches gilt bei dem Verlust eines Endgeräts, mit dem Sie die Beihilfe App nutzen.

Wir übernehmen keine Haftung für Schäden, die durch eine Verletzung vorstehender Sorgfaltspflichten entstehen.

  1. Manueller Logout 

Wir empfehlen, dass Sie sich direkt nach Erledigung Ihres Anliegens stets manuell aus der Beihilfe App ausloggen.

 

  1. Aktualisierung des Betriebssystems

Aktualisieren Sie regelmäßig das Betriebssystem Ihres Endgeräts, damit es hinsichtlich der Sicherheitsupgrades immer auf dem neuesten Stand ist.

 

V. Nutzungsumfang der App

  1. Einreichen von Unterlagen

Mittels der Beihilfe App können neben Rechnungen, Rezepten, ärztlichen Verordnungen und weiteren Belegen zur Erstattung (Antrag auf Zahlung einer Beihilfe) auch sämtliche weitere Dokumente eingereicht werden.

Ein Antrag auf Zahlung einer Beihilfe kann demnach auch gestellt werden, wenn Änderungen in den persönlichen Verhältnissen vorliegen oder eine (künftige und bereits feststehende) Änderung mitgeteilt werden soll. In diesen Fällen reichen Sie einfach die entsprechenden Nachweise und Dokumente idealerweise zusammen mit dem Antrag auf Zahlung einer Beihilfe per App ein.

  1. Einreichung von Unterlagen bei Unfällen

Bei Unfällen kann der Bericht über ein schädigendes Ereignis, wenn er vollständig ausgefüllt und unterschrieben ist, abfotografiert bzw. gescannt und per App eingereicht werden.  (Hinweis: Der Bericht über ein schädigendes Ereignis ist stets nach einem Unfall unaufgefordert einzureichen, den Vordruck hierfür finden Sie unter  https://www.vak-sh.de/die-vak/downloadbereich/#beihilfe–und–heilfuersorge

Zur Erstattung eingereichte unfallbezogene Rechnungen und Belege kennzeichnen Sie stets mit einem deutlich sichtbaren U.

  1. Versand von Beihilfebescheiden und weiteren Dokumenten

Mittels Ihrer Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen willigen Sie ein, dass sämtliche Bescheide und Dokumente per App bereitgestellt werden. Die gilt auch dann, wenn Sie sich postalisch an die VAK-SH gewandt haben. Bescheide und Dokumente, die Ihnen kraft Gesetzes förmlich zugestellt werden müssen, erhalten Sie bis auf weiteres stets auf dem Postweg. Hierzu zählt etwa ein Widerspruchsbescheid.

Es besteht aus Gründen der Rechtssicherheit kein Anspruch auf zusätzliche Übermittlung eines Bescheides oder eines sonstigen Dokuments auf dem Postweg, wenn und soweit Ihnen die VAK-SH das Dokument erfolgreich über die App bereitgestellt hat.

  1. Erhebung von Widersprüchen

Widersprüche können über die Beihilfe App eingereicht werden, wenn das den Widerspruch erhebende Schreiben eigenhändig unterschrieben worden ist.

VI. Widerruf der Einwilligung in die elektronische Dokumentenübermittlung

 Die Nutzung der Beihilfe App kann jederzeit widerrufen werden und muss schriftlich erfolgen. Nach Eingang des Widerrufs kann der Account für die Antragstellung jederzeit von der VAK-SH gesperrt werden.

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten durch die VAK-SH wird nach Eingang des Widerrufs unverzüglich eingestellt.

Die Rechtmäßigkeit der elektronischen Übermittlung der personenbezogenen Daten durch die VAK-SH bis zum Widerruf wird hierbei nicht berührt.

Bitte beachten Sie, dass Sie sich nach einem wirksamen Widerruf erneut registrieren müssen, wenn Sie die Beihilfe App wieder (vollständig) nutzen möchten.

 

VII. Speichern und Löschen der Dokumente im ISH

 Die von Ihnen über die Beihilfe App bei uns eingereichten und Ihnen von uns per App übermittelten Dokumente werden verschlüsselt und grundsätzlich unbefristet im ISH gespeichert.

Die von Ihnen per App übermittelten und die von uns bereitgestellten Dokumente können von Ihnen jederzeit im ISH gelöscht werden.

Hiervon unabhängig können Sie bei der VAK-SH die Löschung der im ISH gespeicherten Dokumente beantragen.

VIII. Gewährleistung

Die Beihilfe App wird unter Ausschluss jeglicher Gewährleistung für deren Richtigkeit, Vollständigkeit oder deren Eignung für bestimmte Verwendungszwecke bereitgestellt.

Wir übernehmen keine Gewähr für Erreichbarkeit, technische Verwertbarkeit und Schadsoftwarefreiheit der Beihilfe App, der Inhalte oder der übermittelten Daten. Die VAK S-H haftet nicht für technisch bedingte Störungen auf Ihrem Endgerät oder Ausfälle der App. Dies gilt auch hinsichtlich der Ausschlussfristen nach § 5 Abs. 3 BhVO SH i. V. m. § 80 Abs. 2 LBG SH falls etwa infolge einer Störung ein Antrag per App nicht innerhalb der Ausschlussfrist gestellt werden kann.

IX. Verantwortliche Stelle und Betreiber der Beihilfe App

Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK-SH)

Knooper Weg 71

24116 Kiel

Telefon: (0431) 5701 – 0

E-Mail: info@vak-sh.de

Datum der Veröffentlichung: 23.10.2023

Hier finden Sie demnächst weitere Informationen zu unserer Beihilfe-App.