Die Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK) nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Als Dienstleister für Kommunen und kommunale Einrichtungen in Schleswig-Holstein verarbeiten wir Personaldaten unserer Mitglieder im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften.

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Die Nutzung unserer Webseite ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten (beispielsweise Name oder E-Mail-Adressen) erhoben werden, erfolgt dies, soweit möglich, stets auf freiwilliger Basis. Diese Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben.

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Server-Log-Files

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  • Browsertyp, Browserversion
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  • Referrer URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.

Auskunft, Löschung, Sperrung

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.

Widerspruch Werbe-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber der Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

Quellenangabe: eRecht24

Information nach Artikel 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Erhebung von Beihilfedaten

Sie können diese Information auch als PDF-Datei herunterladen.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung Zuständige Fachabteilung
Versorgungsausgleichskasse S-H (VAK)
Geschäftsführer Nils Lindemann
Knooper Weg 71, 24116 Kiel
Bereich Beihilfekasse
Frau Kerstin Hattendorf-Selchow
Telefon: 0431 / 5701-170, beihilfe@vak-sh.de
Kontaktdaten der behördlichen Datenschutzbeauftragten
Frau Andrea Schrenk
Versorgungsausgleichskasse SH, Knooper Weg 71,
24116 Kiel
Telefon: 0431 / 5701-105
E-Mail: datenschutz@vak-sh.de
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Zwecke:
  • Beihilfeangelegenheiten von Beamten, Angestellten und Versorgungsempfängern in Schleswig-Holstein
  • Heilfürsorgeangelegenheiten für die Berufsfeuerwehren der kommunalen Dienstherrn in Schleswig-Holstein
Rechtsgrundlagen bzw. Kollektivvereinbarungen:
  • Artikel 88 DS-GVO
  • § 15 LDSG S-H
  • §§ 80, 86, 89, 90, 91, 92 LBG S-H
  • Beihilfeverordnung S-H insbesondere § 5 Abs. 5 BhVO
  • Heilfürsorgeverordnung S-H
  • § 2 Abs. 3 Nr. 3 Gesetz über die Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in S-H
  • § 38 Satzung der VAK
Folgen bei Nichtbereitstellung der Daten durch die betroffene Person:
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist nach § 38 Abs. 3 Satzung VAK verpflichtend.
Folgen der Nichtbereitstellung der Daten:
Die Berechnung und Auszahlung der Beihilfe bzw. Heilfürsorge an den Berechtigten kann nicht erfolgen.
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
  • Persönliche Daten des Beihilfeberechtigten
    Vorname, Nachname, Geschlecht, Geburtsname, Geburtsdatum, Familienstand, Anschrift Haupt- und ggf. Nebenwohnung, Telefonnummer, Kinder, Kontoverbindung, Personalnummer, Versicherungsverhältnis, Rentenversicherungsdaten der Pflegepersonen
  • Persönliche Daten des Ehegatten sowie der Kinder
    Vorname, Nachname, Geschlecht, Geburtsname, Geburtsdatum, Versicherungsverhältnis
  • Gesundheitsdaten
    Gesundheitsdaten aus den eingereichten Rechnungsbelegen und sonstigen Schriftstücken
Wurden die Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben – zusätzlich:
Information aus welcher Quelle die personenbezogenen Daten stammen und ggf., ob sie aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen
  • Gutachter
  • Ärztliche Atteste
  • Amtsärzte
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
  • Betroffene
  • Amtsärzte
Geplante Datenübermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation
Eine Datenübermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation ist nicht geplant.
Speicherdauer der Daten, bzw. die Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer:
  • 5 Jahre für die Unterlagen über die Beihilfe (§ 113 Abs. 2 S. 1 Bundesbeamtengesetz BBG, § 91 Abs. 2 LGB S-H)

Die Fristen beginnen mit Ablauf des Jahres, in dem die Daten entstanden sind.

Information zu Betroffenenrechten
Auf Ihre Rechte zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch bezüglich aller Ihrer verarbeiteten personenbezogenen Daten weisen wir Sie an dieser Stelle ausdrücklich hin. Rechtsgrundlagen hierfür sind die Art. 15 ff. DS-GVO. Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben angegebenen Kontaktdaten.

Sie haben das Recht Beschwerden bei dem Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein zu erheben:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Postanschrift: Postfach 7116, 24103 Kiel,
Tel.: 0431 / 988-1200 oder E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de

Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) der Bezügekasse der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein

Sie können diese Information auch als PDF-Datei herunterladen.

Überblick

Wir, die Bezügekasse der Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK), verarbeiten zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten personenbezogene Daten. Dazu gehören Daten, welche Sie uns zur Verfügung stellen oder welche wir von Dritten über Sie erhalten. Um Sie über die Datenverarbeitung und Ihre Rechte aufzuklären und unseren Informationspflichten (Art. 13 und 14 DS-GVO) nachzukommen, informieren wir Sie über folgende Inhalte:

1. Kontaktdaten des Verantwortlichen und der behördlichen Datenschutzbeauftragten

a.) Verantwortlicher

Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK)
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Geschäftsführer Nils Lindemann
Knooper Weg 71
24116 Kiel
Tel. 0431 / 5701-0
E-Mail-Adresse: info@vak-sh.de

b.) behördliche Datenschutzbeauftragte

Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein (VAK)
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Andrea Schrenk
Knooper Weg 71
24116 Kiel
Telefon: 0431 / 5701-105
E-Mail-Adresse: datenschutz@vak-sh.de

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Aufgabenerfüllung entweder von der betroffenen Person selbst oder von Dritten erhalten, soweit diese im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung bzw. gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.
Beispiele für Dritte:

  • Arbeitgeber/Dienstherr
  • Krankenkassen
  • Rentenversicherungsträger
  • Bundeszentralamt für Steuern
  • Zulagenstelle für Alterssicherung (ZfA)
  • Gerichte
  • Sonstige Dritte, für die die betroffene Person eine Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt hat oder eine rechtliche Befugnis zur Datenübermittlung besteht (z. B. Betreuer)

Folgende personenbezogene Daten, die wir von Dritten oder von Ihnen für die Bezügekasse erhalten, sind:

  • Stammdaten (z. B. Name, Vorname, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtsdatum, Bankverbindung)
  • Bereichsspezifische Daten (z. B. Bezügemerkmale, Beschäftigtendaten, Steuermerkmale)
  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Familienstand, Geburtsland, Gesundheitsdaten (z.B. Dauer von Erkrankungen, Mutterschutzfristen, Dauer bzw. Vorliegen von Beschäftigungsverboten)

3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung unserer Aufgaben in der Personalverwaltung; Bezügeabrechnung einschließlich Ermittlung der gesetzlichen Abgaben; Auszahlung der Nettobezüge incl. Steuern, Sozialabgaben u.ä.; Stellenplanung- und Besetzung; Personalkostenhochrechnung; Erfassung von Abwesenheitszeiten incl. Abwesenheitsgründen; Erfassung von Überstunden und Rufbereitschaft; Erfassung von variablen Entgelten (z.B. Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen); Pfändungs-, Insolvenz- und Abtretungsangelegenheiten.

Als Rechtsgrundlage dienen Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO, Art. 9 Abs. 2b, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO in Verbindung mit § 15 LDSG SH. Weiter gelten im Wesentlichen LBG SH, SHBesG, Tarifverträge öffentlicher Dienst, EUVO, SUVO, EStG, MuSchArbV, AltTZG, SGB (insbesondere III, IV, V, VI, VII und XI), Entgeltfortzahlungsgesetz, Mutterschutzgesetz, Gesetz zum Elterngeld und zur Elternzeit (BEEG), Arbeitszeitgesetz, Betriebsrentengesetz (BetrAVG), Arbeitsverträge sowie Gesetz über die Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein mit der derzeit gültigen Satzung.

Die VAK darf auf Grundlage von § 2 Abs. 3 Nr. 4 des Gesetzes über die Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in SH für ihre Mitglieder die oben genannten Aufgaben als Teil öffentlich-rechtlicher Personalverwaltung übernehmen.

4. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?

Mit Art. 88 der DS-GVO findet eine Öffnung der Verordnung zum nationalen Recht sowie Kollektivvereinbarungen statt. Im LDSG SH § 15 wird auf das LBG SH für Beamte sowie tariflich Beschäftigte verwiesen, es sei denn es gibt in spezielle Regelungen.

Unter § 85 LBG SH wird bestimmt, dass personenbezogene Daten auch ohne Zustimmung des Betroffenen verarbeitet werden dürfen.

Mit § 89 LBG SH wird weiterhin aufgeführt, dass Beschäftigtendaten an Dritte zwecks Festsetzung und Berechnung der Versorgung, Beihilfe, Bezüge, Nachversicherungsbeiträge in der Sozialversicherung sowie Kindergeld ebenfalls ohne Zustimmung weitergegeben werden dürfen. D.h. innerhalb der VAK dürfen ihre Daten weitergegeben werden, falls ihr Dienstherr bzw. Arbeitgeber die VAK mit diesen Aufgaben betraut hat.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur, wenn Sie dem zugestimmt haben bzw. eine gesetzliche Grundlage vorliegt (z. B. an Finanzverwaltung, Krankenkassen, Rentenversicherungsträger, Druckdienstleister, Dienstleistungsrechenzentren, Beihilfestellen, Kindergeldstellen, Versorgungskassen, Zusatzversorgungskassen oder andere Behörden).

Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland (Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. dem Europäischen Wirtschaftsraum) oder eine internationale Organisation statt.

5. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt.

Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Löschung der Daten erfolgt, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

6. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?

Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) insbesondere folgende Rechte:

  1. a) Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DS-GVO).
  2. b) Recht auf Datenberichtigung, sofern ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten (Art. 16 DS-GVO).
  3. c) Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, sofern eine der Voraussetzungen von Art. 17 DS-GVO zutrifft.
  4. d) Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung, unter bestimmten Voraussetzungen haben die betroffenen Personen das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
  5. e) Widerspruchsrecht gegen bestimmte Datenverarbeitungen, sofern an der Verarbeitung kein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, und keine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet (Art. 21 DS-GVO).
  6. f) Recht auf Datenübertragbarkeit der personenbezogenen Daten des Betroffenen (Art. 20 DS-GVO)
  7. g) Beschwerderecht (Art. 77 DS-GVO)

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass Ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden. (Art. 77 DS-GVO)

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Tel.: 0431 / 988-1200
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de

7. Gibt es für die betroffene Person eine Pflicht zur Bereitstellung ihrer Daten?

Die Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer Daten ist gesetzlich vorgeschrieben und ergibt sich aus den Anzeige- und Mitwirkungspflichten.

8. Welche möglichen Folgen hat es, wenn die betroffene Person dieser Verpflichtung zur Bereitstellung nicht nachkommt?

Würde die betroffene Person ihren Anzeige-und Mitwirkungspflichten nicht nachkommen, so kann ihr unter Umständen die beantragte Leistung nicht gewährt oder ganz oder teilweise auf Zeit oder Dauer entzogen werden.

Erhebung von personenbezogenen Daten nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) durch die Landesfamilienkasse

Wir, Ihre Landesfamilienkasse, verarbeiten zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten personenbezogene Daten. Dazu gehören Daten, welche Sie uns zur Verfügung stellen oder welche wir von Dritten über Sie erheben. Um Sie über die Datenverarbeitung und Ihre Rechte aufzuklären und unseren Informationspflichten (Art. 13 und 14 DS-GVO) nachzukommen, informieren wir Sie über folgende Umstände:

Kontaktdaten des Verantwortlichen:

Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein
Körperschaft des öffentlichen Rechts
– Landesfamilienkasse –
Knooper Weg 71
24116 Kiel
Tel. 0431 / 5701 – 0
E-Mail Landesfamilienkasse@vak-sh.de

Kontaktdaten der behördlichen Datenschutzbeauftragten:

Frau Andrea Schrenk
Tel. 0431 5701-105
E-Mail datenschutz@vak-sh.de

Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten:

Die Daten werden zur Bearbeitung Ihres Kindergeldantrages auf Grundlage der §§ 31, 62 bis 78 Einkommensteuergesetz (EStG) und der Regelungen der Abgabenordnung (AO) bzw. aufgrund des Bundeskindergeldgesetzes (BKGG) und des Sozialgesetzbuches (SGB) verarbeitet.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:

1.) Daten werden im Rahmen des IdNr-Kontrollverfahrens an die IdNr-Datenbank des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) gemeldet, um zu verhindern, dass Kindergeld mehrfach festgesetzt wird.

Rechtsgrundlage: Nach § 139b Abs. 3 Nr. 11 AO besteht die Befugnis für die Speicherung der zuständigen Finanzbehörden. Familienkassen sind gemäß § 6 Abs. 2 Nr. 6 AO Finanzbehörden und als solche befugt, ihre Zuständigkeit zu übermitteln.
2.) Daten werden an die Bezüge anweisenden Stellen im öffentlichen Dienst weitergeleitet.

Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden:

Akten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist auszusondern und unter Wahrung des Steuergeheimnisses und des Datenschutzes zu vernichten. Wann die Aufbewahrungsfrist abläuft, hängt davon ab, um welche Art von Akte es sich handelt:

1.) Die Aufbewahrungsfrist für Kindergeldakten beträgt grundsätzlich sechs Jahre. Sie beginnt nach Ablauf des Kalenderjahres, für das letztmalig Kindergeld festgesetzt wurde oder nachdem

der letzte in der Akte befindliche Bescheid unanfechtbar geworden ist. Maßgebend ist der spätere Fristbeginn.

2.) Rechtsbehelfsakten sind bis zur Freigabe der Akten, zu denen sie sachlich gehören, aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt jedoch mindestens sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die das Rechtsbehelfsverfahren abschließende Entscheidung unanfechtbar geworden ist.

3.) Für Schriftgut in Steuerstraf- und Bußgeldverfahren gilt eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Verfahren rechtskräftig abgeschlossen oder eingestellt worden ist, jedoch nicht bevor etwaige Ansprüche aus diesem Steuerschuldverhältnis erloschen sind; im Falle einer rechtskräftigen Ahndung (Bußgeldbescheid) durch die Verwaltungsbehörde jedoch nicht vor Erlöschen der festgesetzten Geldbuße oder Kosten des Verfahrens.

Die elektronisch gespeicherten Daten werden analog dieser Regelungen gelöscht.

Rechte aus dem Datenschutz:

Jede betroffene Person hat grundsätzlich das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten (Art.15 DS-GVO), auf Berichtigung (Art.16 DS-GVO), Löschung (Art.17 DS-GVO) , auf Einschränkung der Verarbeitung (Art.18 DS-GVO), auf Widerspruch (Art. 21 DS-GVO) sowie das Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO).

Kontaktdaten der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, bei der Beschwerde eingereicht werden kann:

Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Husarenstraße 30, 53117 Bonn
Telefon: +49 (0)228-997799-0
E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de

Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten und Folgen einer Nichtbereitstellung:

Nach § 93 Abs. 1 AO hat der Beteiligte alle zur Feststellung des Sachverhaltes erheblichen Tatsachen und Auskünfte vorzutragen. Sofern der Beteiligte keine hinreichenden Auskünfte machen kann, kann sich die Familienkasse an Dritte wenden (§ 93 Abs. 1 Satz 3 AO).

Die besonderen Mitwirkungspflichten nach § 68 EStG ergänzen und konkretisieren die allgemeinen Mitwirkungspflichten in Bezug auf den Familienleistungsausgleich.

Derjenige, der Kindergeld beantragt oder bereits erhält, muss alle Änderungen in den Verhältnissen, die für die Kindergeldzahlung erheblich sind oder über die im Zusammenhang mit der Kindergeldzahlung Erklärungen abgegeben worden sind, unverzüglich der zuständigen Familienkasse mitteilen.

Kommt der zur Mitwirkung Verpflichtete (Antragsteller, Kindergeldberechtigter, über 18-jähriges Kind) seiner Mitwirkungspflicht nicht nach, hat die Familienkasse je nach Sachlage im Rahmen der freien Beweiswürdigung zu Lasten des Kindergeldberechtigten nachteilige Schlüsse zu ziehen.

Ein Neuantrag ist somit aus materiellen Gründen abzulehnen. Eine laufende Kindergeldfestsetzung ist aufzuheben.

Weiterverarbeitung der personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck:

Werden personenbezogene Daten zu einem anderen Zweck als zu demjenigen, zu dem sie erhoben wurden, verarbeitet, handelt es sich um eine Weiterverarbeitung. Eine solche darf die Familienkasse gemäß § 29c AO vornehmen, beispielsweise nach Abs. 1 Nr. 1 der Vorschrift, wenn die Weiterverarbeitung einem anderen Verwaltungsverfahren in Steuersachen dient.

Nach § 68 Abs. 4 EStG darf die Familienkasse an die Bezüge anweisenden Stellen Auskunft über den für die jeweilige Kindergeldzahlung maßgebenden Sachverhalt erteilen, damit diese mit dem Kindergeld zusammenhängende Leistungen bearbeiten kann.